Privacy verklaring Hoffmann Bedrijfsrecherche, Riskmanagement & Cybersecurity

Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V. (Hoffmann), gevestigd aan de Luidsprekerstraat 10 te (1322 AX) Almere, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens: www.hoffmann.nl, Luidsprekerstraat 10, 1322 AX Almere, 088-2986600, info@hoffmann.nl. 

 

 

Functionaris gegevensbescherming(FG) of Data Protection Officer (DPO)

Ron Nieuwendijk is de Functionaris Gegevensbescherming/Data Protection Officer van Hoffmann.

Hij is het aanspreekpunt van Hoffmann voor vragen over de wijze waarop Hoffmann gegevens verwerkt en is te bereiken via rjm.nieuwendijk@hoffmann.nl.

Verwerking persoonsgegevens 

Het is mogelijk dat Hoffmann uw persoonsgegevens verwerkt doordat u gebruikmaakt van onze diensten. Ook kan het zo zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken, omdat wij deze in het kader van een onderzoek hebben verkregen. 

Doel en grondslag gegevensverwerking

Hoffmann verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoeren van rechercheonderzoeken.
  • Adviseren op het gebied van fraudepreventie & persoonlijke veiligheid.
  • Adviseren op het gebied van Cybersecurity.
  • Analyse van uw gedrag op de website om daarmee de website te kunnen verbeteren en het aanbod van producten en diensten beter af te kunnen stemmen op uw voorkeuren.
  • Hoffmann Bedrijfsrecherche verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Hoffmann verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de grondslagen vermeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt zal Hoffmann zorgdragen dat u tijdig wordt geïnformeerd over de van toepassing zijnde grondslag en wat dit mogelijk voor u betekent. 

Bewaartermijnen

Hoffmann bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. Hoffmann hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

Klantgegevens
maximaal 2 jaren na uitvoering van de opdracht, tenzij de wet voorschrijft om deze langer te bewaren; contactgegevens kunnen ook langer worden bewaard als de klant heeft aangegeven geïnformeerd te willen blijven worden

Onderzoeksgegevens
minimaal 1 jaar en maximaal 5 jaren, tenzij een (dreigende) lopende procedure langer vereist

Sollicitatiegegevens
maximaal 4 weken dan wel 1 jaar,  maar dan met toestemming van de sollicitant

Camerabeelden              
maximaal 4 weken, tenzij er sprake is van een incident

Browsegegevens           
maximaal 6 maanden

Delen van persoonsgegevens met derden

Hoffmann verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend aan derden, indien dit noodzakelijk is gezien de eerder benoemde doeleinden. Ook kan Hoffmann partijen inschakelen om in haar opdracht en onder haar verantwoordelijkheid werkzaamheden voor haar uit te voeren, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Tenslotte kan Hoffmann gegevens delen met haar advocaat teneinde de belangen van Hoffmann in een juridische procedure te kunnen behartigen.

Verwerkersovereenkomst

Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Hoffmann, sluit Hoffmann een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Hoffmann blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies

Hoffmann gebruikt alleen technische-, functionele-  en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website van Hoffmann wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

De AVG biedt aan u bepaalde rechten, die u onder gegeven voorwaarden kunt uitoefenen. Zo heeft u  het recht om Hoffmann te vragen of Hoffmann uw persoonsgegevens heeft verwerkt om vervolgens deze in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Hoffmann. Ook kunt u recht hebben op zogenaamde gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die Hoffmann heeft verwerkt in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Ten slotte, heeft u de mogelijkheid om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. U kunt voornoemde verzoeken sturen naar rjm.nieuwendijk@hoffmann.nl  waarna Hoffmann op grond van de feiten en de AVG zal beoordelen of uw verzoek zal worden gehonoreerd.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Klacht & beroepsmogelijkheid

Hoffmann heeft een interne klachtprocedure. Indien u meent dat Hoffmann een fout heeft gemaakt tijdens het uitvoeren van haar werkzaamheden kunt u een klacht indienen. De directeur van Hoffmann zal uw klacht in behandeling nemen, u horen omtrent uw klacht en een beslissing nemen over uw klacht.

Indien u na het doorlopen van de klachtprocedure meent dat uw klacht niet naar tevredenheid is behandeld dan kunt u binnen 6 weken na ontvangst van de beslissing van de directeur over uw klacht in beroep bij de beroepscommissie van de Nederlandse Veiligheidsbranche.

Hoffmann wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Beveiliging persoonsgegevens

Hoffmann neemt de bescherming van (persoons)gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Hoffmann heeft alle maatregelen getroffen die zij op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dient te nemen en heeft haar processen op het gebied van bedrijfsrecherche, riskmanagement en cybersecurity onderworpen aan een Privacy Impact Assessment  (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling ex artikel 35 AVG) op basis waarvan waar nodig aanvullende maatregelen zijn getroffen.

Datadragers in gebruik bij Hoffmann, haar medewerkers en eventueel derde betrokken partijen zijn beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.  De  digitale datadragers waarop persoonsgegevens worden opgeslagen zijn voorzien van minimaal AES 128 encryptie.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze frontoffice@hoffmann.nl of via rjm.nieuwendijk@hoffmann.nl.

Constateren datalek

In geval van het ontdekken van een datalek zal Hoffmann handelen conform de AVG en de uitgebrachte richtlijnen van de toezichthouders daarover. Hoffmann zal daarnaast de opdrachtgever onverwijld in kennis stellen van de feitelijke situatie en passende maatregelen nemen.

 

Almere, 24 april 2018

 

mr. M.P.A. van de Beek

Directeur Hoffmann