Casus factuurfraude

Reconstructie van een onderzoek naar factuurfraude

Je hebt een nieuw huis gekocht en wilt dat met mooie spullen inrichten. Én je wilt ook heel graag de nieuwste iPhone hebben. Uiteraard met de nieuwe draadloze AirPods. Maar hoe ga je dat allemaal betalen? En als je er dan toch over nadenkt, waar ga je die nieuwe shirtsponsor voor je voetbalploeg vinden? Simpel toch … Je laat je werkgever gewoon betalen! Je werkt er hard genoeg voor. Dus waarom zouden zij alles mogen houden? Een rare gedachtekronkel? Misschien volgens u, maar niet volgens twee projectleiders bij onze opdrachtgever.

De aanleiding

Een grote klant van onze opdrachtgever komt bij hen op de lijn. Het valt deze klant namelijk op dat de kosten op bepaalde projecten gestaag hoger en hoger worden. En dat terwijl het lijkt alsof er juist minder zaken zijn geleverd. Sterker nog, de klant heeft ontdekt dat bepaalde zaken wél doorberekend worden, terwijl deze zaken in werkelijkheid níet uitgevoerd lijken te zijn. Een verontrustend bericht natuurlijk!

Onze opdrachtgever gaat op eigen onderzoek uit. En wat ontdekt hij? De marges op de bewuste projecten worden steeds lager. Ook valt het op dat dit alleen lijkt te gebeuren op projecten van twee projectleiders. Beide maken sinds anderhalf jaar gebruik van een leverancier die door henzelf geïntroduceerd is. Deze leverancier factureert ondertussen voor miljoenen. Het vermoeden ontstaat dat hier sprake is van een kickbackconstructie. Aan ons de taak deze vermoedens te onderzoeken.

Stap 1

onderzoek naar de leverancier

Onze onderzoekers ontdekken al snel dat de nieuwe leverancier slechts enkele maanden voor de inhuur is opgericht. Ook wordt duidelijk dat deze leverancier al bevriend was met een van de projectleiders voordat de leverancier werd ingehuurd. En zelfs al voordat de leverancier werd opgericht. Deze vriendschap stellen we vast via openbare profielen op sociale media. Bovendien doen we administratief onderzoek naar de facturen van de leverancier. Uit dat onderzoekt blijkt dat hij steeds meer facturen instuurt. In de laatste maanden soms zelfs meerdere facturen op één dag voor één project. Daarbij is het opvallend dat veel facturen qua bedrag net onder een interne fiatteringsgrens liggen. Hierdoor hoeft alleen de projectleider te fiatteren. Een tweede fiattering van de teamleider is alleen nodig bij facturen met een hoger bedrag. Deze interne controle treedt echter niet in werking als het bedrag gesplitst wordt op twee facturen. De leverancier kon onmogelijk weten van deze intern bepaalde fiatteringsgrens zonder dat iemand hem dit verteld zou hebben.

Stap 2

onderzoek naar de projectleiders

Op basis van onze bevindingen is er voldoende gerechtvaardigd belang om de zakelijke e-mailaccounts van beide projectleiders te onderzoeken. Wat blijkt uit dit digitale onderzoek? De bewuste leverancier is samen met de projectleider aan het investeren in vakantiewoningen. Ook blijkt dat de projectleider en de leverancier heel weinig mailen over zakelijke onderwerpen, zoals de uit te voeren werkzaamheden. Een opvallend gegeven, omdat dit namelijk wel met andere leveranciers gebeurde. Daaruit volgt het vermoeden dat de bewuste leverancier voornamelijk via de telefoon contact onderhoudt met de projectleiders. Als derde valt het onze onderzoekers op dat ook andere leveranciers op privégebied zaken doen met de projectleiders. Leveringen bij huisadressen en de shirtsponsoring zijn daar voorbeelden van.

Stap 3

gesprekken met de projectleiders en leveranciers

Met alle bevindingen achter de hand voeren onze onderzoekers gesprekken met beide projectleiders en diverse leveranciers. Een van de projectleiders bekent dat hij had ontdekt dat er weinig aandacht was voor de ‘kleinere’ facturen op projecten, zolang de marge maar redelijk bleef. Hij bekent dat hij met enkele leveranciers heeft afgesproken dat ze meer zouden facturen dan wat er geleverd werd. Wel moesten zij onder de fiatteringsgrens factureren. En ze zouden de projectleider terugbetalen met luxe goederen. Toen dit niet snel genoeg ging, haalde de projectleider een oude kennis van hem binnen als leverancier. In eerste instantie hoogden zij de facturen wat op, later verzonnen ze zelfs volledige facturen. Om de beschikbare marge wat op te rekken, besloot de projectleider om in de voorcalculaties naar klanten zaken op te nemen waarvan hij wist dat hij ze niet zou leveren. Tijdens ons gesprek schat de projectleider in dat hij op deze manier voor hooguit enkele tonnen aan valse facturen heeft gefiatteerd. De andere gesprekken leveren geen bekentenissen op. De andere projectleider ontkent opzet, net als de leveranciers.

Stap 4

aanvullend onderzoek naar de zakelijke smartphones

We besluiten samen met onze opdrachtgever ook nog de zakelijke smartphones van beide projectleiders te onderzoeken. En daaruit blijkt pas de omvang van de factuurfraude. Uit de WhatsApp-communicatie tussen beide projectleiders en de leveranciers blijkt de betrokkenheid van hen allemaal. Er is zelfs een speciale WhatsApp-groep waarin de projectleiders sommeren welke bedragen op welke projecten gefactureerd moeten worden.

De afloop

Onze onderzoekers berekenen de schade voor de opdrachtgever op ruim anderhalf miljoen euro. Een flinke schadepost die aan het licht kwam door een oplettende klant. De projectleiders? Die worden op staande voet ontslagen. Bovendien besluit de opdrachtgever om de totale schade op beide projectleiders en de leveranciers te verhalen.

Reactie van de algemeen directeur: 'Wij hebben de dienstverlening van Hoffmann als prettig ervaren. De doortastende werkwijze brengt acties naar voren die medewerkers moedwillig hebben proberen te verzwijgen. De ervaring van de medewerkers van Hoffmann is hierbij van grote waarde!'

Vertrouwen is goed, Hoffmann is beter