Een erg gewaardeerde medewerkster vraagt zorgverlof aan om voor een familielid te zorgen. Onze klant, een bedrijf in de metaalindustrie, werkt daar graag aan mee. De medewerkster is al jaren in dienst en wordt zeer gewaardeerd. Ze denkt ook mee met haar werkgever: na haar verlof kan ze haar werk wel inhalen. Toch vindt de werkgever het beter om haar ‘workload’ te verlichten. Tijdens haar zorgverlof komt een uitzendkracht de werkzaamheden van de medewerkster overnemen.
Onduidelijke uitgaven
Het duurt vervolgens niet lang totdat de uitzendkracht een kostenplaats ‘gereedschap’ vindt. Onder deze kostenplaats staan allerlei uitgaven die niets met gereedschap te maken hebben. Sigaretten, printers, cartridges, dagelijkse boodschappen en tandartskosten. Allemaal uitgaven gedaan met de creditcard van het bedrijf. Uiteraard schrikt onze opdrachtgever van deze uitgaven en schakelt ons in voor een onderzoek.
Analyse van de uitgaven
De medewerkster die al sinds jaar en dag bij het bedrijf werkt had in vertrouwen de bedrijfscreditcard meegekregen. De creditcard is bedoeld om noodzakelijke kantoorproducten te kopen, zoals koffie, thee en printpapier. Uit onze analyse blijkt dat de medewerkster ook haar eigen uitgaven betaalt met de creditcard. In het begin een klein bedrag voor een pakje sigaretten. Maar na enkele jaren worden de persoonlijke uitgaven steeds groter.
Nog niet eerder ontdekt
Hoe kan het dat niet eerder iemand de privé-uitgaven van de medewerkster had ontdekt? Ze werkt als enige op de administratie. Bovendien hebben alle leidinggevenden het volste vertrouwen in haar. Er was geen enkele reden om fraude te vermoeden.
Confrontatie met de feiten
Uiteraard gaan onze onderzoekers met de medewerkster in gesprek. Ze vertelt keurig hoe ze in theorie haar werkzaamheden inricht. Maar als ze door onze medewerkers wordt geconfronteerd met haar privé-uitgaven, bekent ze de bedrijfscreditcard daar al jarenlang voor te gebruiken. Het begon toen ze haar eigen uitgaven niet kon betalen, omdat ze haar eigen pas niet bij zich had. De bedrijfscreditcard had ze wel bij zich. Vervolgens vroeg niemand haar naar deze uitgave. En daarna gebeurde het steeds vaker… Ze ging zelfs haar privé-uitgaven valselijk verwerken in de administratie. Daarvoor gebruikte ze kostenplaatsnummers waar veel kleine boekingen op plaatsvinden.
Het gevolg
De schade wordt op enkele duizenden euro’s geschat. Onze opdrachtgever besloot om deze medewerkster te ontslaan. En de uitzendkracht? Die kreeg een baan aangeboden. Natuurlijk zijn we daarna in gesprek gegaan met de opdrachtgever voor betere beheersmaatregelen, om ervoor te zorgen dat door o.a. betere controle een medewerker niet meer in zo'n situatie kan komen te staan.
Fraudeonderzoek
Factuurfraudes komen nog altijd regelmatig voor. Door gedegen fraudeonderzoek waarbij er vaak ook digitaal onderzoek aan te pas komt wordt de dader vaak achterhaald.