De afgelopen tijd heeft Hoffmann een aantal keer aandacht gevraagd voor het fenomeen interne fraude. In onze onderzoeken zien wij namelijk een toename in het aantal fraudes, en ook in de omvang daarvan. De schade loopt niet zelden op tot een paar ton. Een vorm van fraude die daarbij nog relatief onderbelicht is maar wel aan terrein wint, is de fraude met zakelijke creditcards. In dit artikel vertellen we u hoe dit komt en hoe u dit binnen uw organisatie kunt voorkomen.
Organisaties hebben creditcards niet scherp genoeg in het vizier
Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat naar schatting 5 tot 6% van de wereldwijde omzet verloren gaat aan interne fraude. Daarbij vormen fraude met zakelijke creditcards en declaraties maar liefst 14,5% van alle aan het licht gebrachte fraudes.
Als we naar onze eigen fraudeonderzoeken en frauderisicoanalyses kijken, vinden we daarvoor wel een oorzaak. Zakelijke creditcards zijn bij veel organisaties namelijk niet scherp genoeg in het vizier. Zo is er vaak geen overzicht van wie welke creditcard in gebruik heeft, is er geen beleid voor het gebruik van creditcards en worden transactieoverzichten niet (vaak genoeg) gecontroleerd. Bovendien zijn de AO/IC en data-analyses vaak niet gericht op de creditcards.
Het gevolg is dat áls een fraude eenmaal aan het licht komt, de schade vaak al in de tonnen loopt.
5 tips om interne fraude met credit cards te voorkomen
Als u vermoed dat er binnen uw organisatie gefraudeerd wordt met zakelijke creditcards, kan Hoffmann dit uiteraard voor u onderzoeken. Maar omdat voorkomen nog altijd beter is dan genezen, geven we u graag 5 tips waarmee u interne creditcardfraude zo veel mogelijk kunt voorkomen:
1.
Geef een medewerker alleen (toegang tot) een zakelijke creditcard als hij/zij die ook echt nodig heeft.
2.
Houd een overzicht bij van de in gebruik zijnde creditcards: bij wie is welke creditcard in gebruik, wat is de bestedingslimiet, etc.
3.
Denk goed na over de bestedingslimiet. Sommige banken hanteren een vaste bestedingslimiet voor zakelijke creditcards, maar bij andere banken kan je deze limiet als werkgever zelf bepalen, soms zelfs per medewerker. De bestedingslimiet moet passen bij de aard van je bedrijf en de gemaakte zakelijke kosten. Heb je bijvoorbeeld een klein koeriersbedrijf? Dan heb je waarschijnlijk geen hoge bestedingslimiet nodig. Maar heb je een groter bedrijf en zijn jullie ook internationaal actief? Dan moeten sommige medewerkers waarschijnlijk veel reizen en moet hun bestedingslimiet omhoog. Vergeet ook niet om bestedingslimieten bij te stellen als de situatie daarom vraagt.
4.
Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van de creditcards. Geef daarbij ook (met voorbeelden) aan welke uitgaven wel en niet zijn toegestaan. Zorg dat alle medewerkers met een zakelijke creditcard van deze richtlijnen op de hoogte zijn.
5.
Controleer de overzichten met creditcardtransacties regelmatig of laat periodiek een data-analyse uitvoeren op al uw betaal- en declaratiemogelijkheden, waarbij gezocht wordt naar afwijkende uitgaven of ongebruikelijke transacties.
Tot slot kan uw bedrijf natuurlijk ook het slachtoffer worden van externe fraude met zakelijke creditcards. Bijvoorbeeld omdat creditcardgegevens worden gestolen of omdat een creditcard wordt geskimd. Daarom is het belangrijk om te zorgen dat de beveiliging van de creditcards goed op orde is (tweefactorauthenticatie, sterke wachtwoorden) en uw medewerkers regelmatig te waarschuwen voor gevaren als phishing.
Meer weten?
Wilt u hier advies over, of onderzoek laten doen naar een mogelijke fraude? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Onze consultants vertellen u er graag meer over.
