In onze onderzoekspraktijk zien we het steeds vaker: zzp’ers die gelijktijdig meerdere opdrachten van 40 uur per week uitvoeren. In sommige gevallen loopt het op tot wel 80, 100 of zelfs 200 uur per week. Dit gebeurt zelden transparant en leidt geregeld tot situaties waarin prestaties achterblijven, collega’s de gevolgen merken en soms zelfs gevoelige informatie op straat komt te liggen. In dit artikel delen we hoe deze vorm van fraude eruitziet, wat de risico’s zijn en welke maatregelen u als opdrachtgever kunt nemen om het te voorkomen.
Wat verstaan we onder fraude door stapelende zzp’ers?
Zzp’ers zijn in beginsel vrij om hun tijd naar eigen inzicht in te delen. Maar in de praktijk zien we dat sommige zzp'ers structureel opdrachten combineren, waarbij voor elke opdracht afzonderlijk een fulltime inzet is afgesproken. Daarbij worden ook uren gedeclareerd voor momenten waarop zij feitelijk voor andere opdrachtgevers actief waren, of zelfs niet werkzaam waren.
Daarnaast komt het voor dat door deze zzp’ers vervolgens het werk deels of volledig wordt uitbesteed aan derden, zonder dat daarvoor toestemming is gevraagd aan de opdrachtverstrekker. En soms wordt werk helemaal niet uitgevoerd, of is de output zodanig oppervlakkig dat er sprake is van feitelijk niet-geleverde prestaties. Bijvoorbeeld als teksten uit dossiers gekopieerd en geplakt worden in andere dossiers. In uitzonderlijke gevallen leidt deze manier van werken zelfs tot een datalek; bijvoorbeeld als een zzp’er zich bij meerdere opdrachtgevers aanmeldt via hetzelfde apparaat of voor de ene opdrachtgever werkt via het netwerk van een andere opdrachtgever.
Voor de duidelijkheid: in deze gevallen gaat het niet om iemand die parttime werkt voor meerdere opdrachtgevers. We doelen op situaties waarin de afgesproken inzet in tijd, aandacht en kwaliteit eenvoudigweg niet geleverd kan worden omdat die inzet tegelijkertijd aan meerdere opdrachtgevers beloofd is.
Herkenbare signalen uit de praktijk
Het stapelen van opdrachten komt in veel sectoren voor. Zo zien we het in onder meer de zorg en beveiliging, maar ook in sectoren waar veel op afstand wordt gewerkt, zoals bij grote (semi-)overheidsinstellingen, verzekeraars en in de IT. De vorm die deze fraude aanneemt verschilt per sector en opdracht. Toch zien we in onze onderzoeken bepaalde patronen terugkomen:
- Opdrachtnemers die structureel onbereikbaar zijn tijdens afgesproken uren.
- Opdrachtnemers die vooral 's nachts lijken te werken.
- Rapportages of dossiers die grotendeels bestaan uit hergebruikte teksten of standaardformuleringen.
- Declaraties die niet aansluiten bij vergaderingen, projectvoortgang of systeemactiviteit.
Wat zijn de risico's voor uw organisatie?
De gevolgen van het stapelen van opdrachten door zzp'ers kunnen groot zijn. Zo leidt het regelmatig tot kwaliteitsverlies, vertraging in projecten of het (onnodig) escaleren van problemen die eerder opgelost hadden kunnen worden. Daarnaast loopt uw organisatie het risico te betalen voor werkzaamheden die niet of slechts gedeeltelijk zijn geleverd, wat kan resulteren in financiële schade en discussies over facturatie en aansprakelijkheid.
Daarnaast nemen de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging toe. Denk aan het (ongemerkt) overschrijven van gegevens van het ene naar het andere netwerk of het delen van accounts. Ook reputatieschade ligt op de loer wanneer fraude aan het licht komt, zeker in sectoren waar zorgvuldigheid en vertrouwen cruciaal zijn.
Wat kunt u aan de voorkant doen?
Goede preventie begint bij zorgvuldige inhuur en duidelijke afspraken. Wij adviseren om in ieder geval de volgende onderdelen te borgen:
- Identiteits- en achtergrondcontrole: controleer bij aanvang de identiteit van de opdrachtnemer, relevante diploma’s en registraties, én win referenties in.
- Persoonsgebonden opdracht met toestemmingsvoorwaarde: leg vast dat een vervanger alleen mag worden ingezet met uw voorafgaande toestemming.
- Beschikbaarheid en bereikbaarheid: leg vast op welke momenten en via welke kanalen de opdrachtnemer bereikbaar moet zijn.
- Afspraken over nevenopdrachten: neem in de overeenkomst van opdracht op dat nevenwerkzaamheden die de inzetbaarheid beïnvloeden, vooraf gemeld moeten worden.
- Beveiligingsafspraken: verbied het delen van accounts en stel het gebruik van multi-factor authenticatie verplicht.
- Controle- en auditrechten: spreek af dat u bij twijfel inzicht mag vragen in tijdsbesteding en voortgang.
Hoe houdt u zicht op de uitvoering?
Ook tijdens de looptijd van een opdracht is het van belang om zicht te houden op inzet en resultaten, zonder te vervallen in micromanagement. Praktische handvatten zijn:
- Periodieke voortgangsgesprekken.
- Steekproefsgewijze controle van dossiers of andere output.
- Vergelijking van gedeclareerde uren met vergaderingen, systeemlogs of andere objectieve gegevens.
- Inrichting van een meldpunt of aanspreekpunt voor signalen vanuit het team.
Wat als u een vermoeden van fraude heeft?
Handel zorgvuldig. Begin met het veiligstellen van relevante gegevens, zoals urenregistraties, communicatie, logbestanden en gedeclareerde prestaties. Beperk toegang tot systemen waar nodig.
Vervolgens is het zaak om feitenonderzoek te (laten) doen. Is er daadwerkelijk sprake van overbelasting of misleiding? Is de output aantoonbaar onder de maat? Is er sprake van ongeautoriseerde vervanging? Documenteer bevindingen zorgvuldig en win advies in over de vervolgstappen.
Tot slot
Zzp’ers die meerdere fulltime opdrachten combineren zonder hierover transparant te zijn, brengen risico’s met zich mee voor de kwaliteit, veiligheid en integriteit van uw organisatie. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, tijdens de opdracht scherp te blijven en bij signalen zorgvuldig te handelen, voorkomt u schade en vergroot u de grip op uw externe inzet.
Hoffmann ondersteunt organisaties bij het:
- Opstellen of aanscherpen van inhuurprocedures en screeningbeleid.
- Uitvoeren van forensisch onderzoek bij vermoedens van fraude.
- Adviseren over herstel en vervolgacties na vastgestelde misstanden.
Meer weten?
Wilt u meer weten over hoe u fraude door stapelende zzp’ers kunt voorkomen of onderzoeken? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Onze consultants denken graag met u mee.
