Vergeten competentie in sollicitatieprocedure: betrouwbaarheid

Wil je eerlijk en betrouwbaar personeel aannemen? Vraag het aan je HR-collega’s en ze zeggen waarschijnlijk volmondig ‘ja’. Logisch. Toch krijgt de competentie ‘integriteit’ in selectieprocedures niet altijd de aandacht die zou moeten. Want de meest geschikte kandidaat blijkt zeker niet altijd de meest betrouwbare.

Hoffmann directeur Martijn van de Beek en collega Michael Wessels, Consultant Security Risk Management, worden dagelijks geconfronteerd met uit de hand gelopen fraudezaken. Met de interne medewerker nagenoeg altijd in de hoofdrol. Beiden pleiten daarom voor een strengere controle aan de poort door middel van pre-employment screening. Niet omdat zij van mening zijn dat je structureel iedereen moet wantrouwen, maar om onnodige risico’s binnen een organisatie uit te sluiten. Dat begint bij het aannemen van betrouwbaar personeel.

Betrouwbaarheid geen focus

Natuurlijk wil je dat als HR-professional: betrouwbaar personeel aannemen. Toch ligt de focus voornamelijk op hoe geschikt iemand is. Matcht de kandidaat qua competenties en persoonlijkheid met de gestelde functie-eisen? “En dat is begrijpelijk”, vindt Michael die zich al bijna 12,5 jaar bezighoudt met pre- en in-employment screening bij opdrachtgevers van Hoffmann. “HR is gericht op het zoeken naar de juiste match. Zij beoordelen de kennis en vaardigheden van de kandidaat zorgvuldig en checken in hoeverre iemand past bij de collega’s en bedrijfscultuur. Of een persoon betrouwbaar is, is geen hoofddoel en vaak ook nog een stuk lastiger te toetsen.”

Dreiging van binnenuit

Pre-employment screening moet je daarom ook zien als onderdeel van een groter geheel, namelijk het veiligheidsbeleid van een organisatie, vindt Martijn. “De beveiliging van organisaties is normaal gesproken hoofdzakelijk gericht op de boze buitenwereld. We zien over het algemeen dat de dreiging die van een insider komt veel minder serieus wordt genomen. Terwijl het juist de medewerkers zijn die veel makkelijker in de gelegenheid kunnen komen om bijvoorbeeld fraude te plegen. Hier ligt een belangrijke rol voor HR weggelegd, aangezien zij sterk betrokken is in het aannamebeleid.

Context als bepalende factor

Of er sprake is van een integriteitsrisico, hangt onder meer af van de functieaspecten en het risicoprofiel van de functie. Belangrijk is om de thema’s te onderzoeken die relevant zijn voor de betreffende functie. Denk aan eerlijkheid, onafhankelijkheid, belangenverstrengeling, financiële kwetsbaarheid, antidemocratische activiteit, etc.

Volgens Michael lijken de meest voor de hand liggende kwetsbare functies die van medewerkers op de financiële afdeling. “Omdat zij bijvoorbeeld bevoegd zijn om financiële transacties te verrichten. In bepaalde branches zie je screening ook vaker als verplicht onderdeel van de sollicitatieprocedure. Maar wat menig organisatie lijkt te onderschatten, is de bevoegdheid van bijvoorbeeld IT-medewerkers. Deze medewerkers hebben toegang tot gevoelige bedrijfsdata en systemen die gekoppeld zijn aan belangrijke bedrijfsprocessen.”

Onafhankelijke integriteitscheck

Dat HR-professionals over het algemeen niet heel erg de diepte ingaan als het gaat om integriteit is begrijpelijk, vindt Michael: “Het is ook wel ingewikkeld om dit als HR te controleren. Onafhankelijkheid is hierin gewenst. Wat je vaker ziet is dat datavalidatie, zoals bijvoorbeeld een controle van de diploma’s of een Verklaring Omtrent Gedrag, een vast onderdeel van de procedure is. Dat is de meest eenvoudige manier van screenen, en is ook niet verkeerd.” De vraag is volgens Michael echter wat je doet met de gevonden data. Dat is het moment waar sommige screenings stoppen.

“Gevonden informatie kan potentieel relevant lijken, maar de context ervan is minstens zo belangrijk. Want wat zegt het over iemand als je een verdacht bericht op Facebook hebt gevonden of dat je ontdekt dat iemand een schuld heeft? Een persoonlijk gesprek met de kandidaat hierover, met het nodige doorvragen, is van essentieel belang om tot een juiste waardering te komen. Dit is dan ook een vast onderdeel van de screening. Op basis van de uitkomsten ga je onder aan de streep het risico van de gevonden feiten inschatten. In zo’n gesprek kunnen pittige vragen worden gesteld, wat lastig is om te verwachten van een HR-professional, die ervoor vaak betrokken is bij het vaststellen van de geschiktheid van de persoon,” aldus Michael.

Wacht niet tot het einde

Een van de bezwaren van pre-employment screening is dat het de zoektocht naar de perfecte kandidaat in de weg staat. “Voor sommige functies moet je tegenwoordig al blij zijn als je überhaupt al een geschikte kandidaat hebt gevonden. Dan zit je echt niet te wachten dat de kandidaat door de mallemolen wordt gehaald om vervolgens te concluderen dat hij of zij misschien niet betrouwbaar genoeg is. Dan kun je weer van voor af aan beginnen. Wacht niet tot het einde van het selectieproces, maar doe dit op het moment dat je nog enkele geschikte kandidaten over hebt. Dan heb je nog wat te kiezen, mocht je vanwege de uitslag voortijdig afscheid van iemand moeten nemen.”