Deze casus is ook te lezen in de Hoffmann Tips #243
Vrijdagmiddag. Een batch met tientallen betalingen staat klaar. Nog even controleren voordat de betalingen er voor het weekend uit gaan. Maar dan ziet de controller iets verdachts. Dat rekeningnummer lijkt helemaal niet te kloppen met het rekeningnummer op de factuur. Als hij het uitzoekt, blij kt het rekeningnummer van zijn administratieve collega te zijn. De collega die vandaag vrij is, maar normaal de batches klaarzet op vrij dag. Er is vast iets fout gegaan in alle hectiek… Hij belt zijn collega op.
Een onverwachte bekentenis
Als de controller zijn collega aan de lijn krijgt en om uitleg vraagt, staat hij perplex van het antwoord. De collega geeft namelijk toe bewust zichzelf te willen betalen. Hij doet dat wel vaker vanwege zijn gokverslaving. Een onverwachte bekentenis die alles in een stroomversnelling brengt. Datzelfde weekend nog ontvangt het bedrijf de laptop en zakelijke telefoon van de administratieve collega. Alle betalingen worden uitgepluisd om vast te stellen hoe vaak deze medewerker geld naar zichzelf overmaakte.
In gesprek met de fraudeur
Na het eigen onderzoek in het weekend belt het bedrijf ons op. Of wij met de betreffende medewerker in gesprek willen gaan. Dan hoeft de opdrachtgever namelijk niet zelf het gesprek te leiden waarbij emoties invloed kunnen hebben. Normaal ontkennen onze gesprekspartners in eerste instantie als wij hen met feiten confronteren. Nu niet. Wij ontmoeten een lamgeslagen man die duidelijk al een zwaar weekend achter de rug heeft. Hij geeft geen tegengas en beantwoordt steeds zonder morren onze vragen.
Het begin
De medewerker vertelt ons dat hij ook altijd de salarisbetalingen afhandelt. Ongeveer vier jaar geleden merkte hij op dat hij geen bonus kreeg, terwijl collega’s dat wel kregen. Voor hem een reden om een klein bedrag naar zichzelf over te maken. Hoe hij te werk ging? Hij veranderde het rekeningnummer van een factuur in zijn eigen rekeningnummer. In de batches met meerdere betalingen ging zo’n betaling mee in de massa. En niemand die het opmerkte. Zo maakte hij wel vaker geld naar zichzelf over dat hij vervolgens gebruikte om te gokken.
Gespreksverslag als bewijs
Alles wat de medewerker vertelt, leggen we ter plekke vast in een gespreksverslag. De medewerker ondertekent dit verslag ook. Op die manier heeft onze opdrachtgever een objectief bewijs in handen voor de rechtszaak. De man wordt op staande voet ontslagen. En uiteindelijk oordeelt de rechtbank dat hij de verdwenen 318.000 euro moet terugbetalen aan onze opdrachtgever. Daarnaast moet hij nog ongeveer 8.000 euro aan gemaakte onkosten vergoeden.
KLANT AAN HET WOORD
Camiel Bosma, vice president bij Spandex:
“De blik van de controller viel toevallig op het onjuiste rekeningnummer van een leverancier die hij kende. Dat bracht alles aan het rollen. Toen ik vrijdagavond gebeld werd, wist ik meteen dat we Hoffmann moesten inschakelen. Een geluk bij een ongeluk was echt de snelle timing in deze casus. Op zondag had ik al een gesprek met Hoffmann over de aanpak. En op maandag spraken de onderzoekers van Hoffmann al met onze collega. Het ging allemaal heel snel. Daardoor had de bewuste collega weinig tijd om na te denken over zijn verhaal. Ik heb het gesprek met de frauderende collega bewust aan Hoffmann overgelaten. Zij hebben de expertise in huis en voeren vaker dit soort gesprekken. Als ik zelf het gesprek had gevoerd, hadden mijn emoties waarschijnlijk de boventoon gevoerd. Bovendien lieten we door inschakeling van Hoffmann zien dat we de zaak heel serieus oppakten. Ik ben heel blij met hoe Hoffmann ons ondersteund heeft in deze voor ons toch heftige situatie.
We dachten dat we alles goed geregeld hadden. Bevoegdheden waren bijvoorbeeld gescheiden. Maar toch: in de praktijk loopt het dan vaak anders. En het gaat fout juist omdat je veel vertrouwen in je mensen hebt. Daar heb ik wel een knauw van gekregen. In plaats van een vier-ogenprincipe hebben we nu een zes-ogenprincipe. En de rekeningnummers controleren we tegenwoordig handmatig. Het kost me elke week extra werk, maar dat heb ik er graag voor over om dit soort situaties te voorkomen!”
