Employment screening is een hot topic op de arbeidsmarkt. In onze digitale en hybride werkwereld is het een cruciaal onderdeel geworden binnen het recruitment en aanname proces. Voor veel lokaal en internationaal opererende organisaties is het een makkelijke manier om risico’s te verkleinen en zeker te weten dat de juiste persoon voor de juiste functie wordt aangenomen. Je wil tenslotte mensen aantrekken met het hart (en hoofd) op de goede plaats. Maar hoe krijgt je dit voor elkaar en hoe voorkom je een miss-hire? En wat gebeurt er bij ongepast gedrag op de werkvloer?
Hoffmann en Validata zijn al jarenlang koploper op het gebied van screening. De twee organisaties hebben samen meer dan 70 jaar ervaring met het screenen van personen in verschillende sectoren. Van fraude- en integriteitsonderzoeken tot digitale krediet- en achtergrondchecks, het duo biedt een 360-graden beeld van jouw kandidaat. Iets wat door een toenemend aantal incidenten waarbij organisaties wangedrag van medewerkers melden, tegenwoordig een basisbehoefte is bij klanten. Robbert Remmers, Commercieel Directeur bij Validata en Johan Klokman, Senior Consultant Fraude en Integriteit bij Hoffmann, laten hun licht schijnen op deze onderwerpen.
Het checken van de werkelijkheid
“In eerste instantie stimuleerden wet- en regelgeving organisaties – bijvoorbeeld in de financiële en zakelijke sector – om te starten met screenen,’ vertelt Robbert. “De laatste jaren zien we dat een toenemend aantal organisaties uit verschillende sectoren extra zekerheid zoekt tijdens hun wervings- en onboardingsprocessen. Door objectieve checks kunnen we garanderen dat wat (potentiële) medewerkers meedelen – op hun curriculum vitae (CV) of tijdens een sollicitatiegesprek – overeenkomt met de werkelijkheid.”
Johan voegt toe, “Het checken van die werkelijkheid is een eerste vereiste geworden. Employment screening gaat om het reduceren van risico’s: van financiële fraude tot integriteitskwesties. Actuele gevallen van (seksueel) ongepast gedrag binnen bekende organisaties worden uitgebreid besproken in de media. Dit soort gevallen veroorzaken niet alleen persoonlijke schade aan de betrokken personen, maar ook flinke financiële en reputatieschade aan de betrokken organisaties.”
Bij een referentiecheck heb je de mogelijkheid om verschillende subjectieve vragen toe te voegen, zoals ‘Is er reden om aan de integriteit van de kandidaat te twijfelen?’ of ‘Heeft de kandidaat uw organisatie om dwingende redenen moeten verlaten?"
Robert Remmers, commercieel directeur bij Validata
Het voorkomen van ongepast gedrag
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Uiteindelijk wil je geen schandaal zoals welke aan het licht kwam bij The Voice of Holland. “Maar screenen op (seksueel) ongepast gedrag is nog niet zo makkelijk,” legt Johan uit. “Sommige screening checks – zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of criminal record – kan inzicht bieden, omdat een veroordeling van een zedendelict het verkrijgen van een VOG nagenoeg onmogelijk maakt. Maar zedendelicten of (seksueel) ongepast gedrag worden vaak niet gemeld. En als dat wel zo is, resulteert het zelden in een veroordeling.”
“Bij een referentiecheck heb je de mogelijkheid om verschillende subjectieve vragen toe te voegen, zoals ‘Is er reden om aan de integriteit van de kandidaat te twijfelen?’ of ‘Heeft de kandidaat uw organisatie om dwingende redenen moeten verlaten?’” voegt Robbert toe. “Referenten kunnen vervolgens hun toelichting geven. En mochten er zaken naar boven komen die meer uitleg nodig hebben, dan is een gesprek met de (potentiële) medewerker ook in dit geval aan te raden. Het is belangrijk te weten dat Validata altijd onpartijdig blijft en geen oordeel velt over de resultaten van een screening.”
Bij het uitvoeren van een screening is het van groot belang dat er een juiste afweging wordt gemaakt tussen enerzijds het privacybelang van de kandidaat en anderzijds het belang van de opdrachtgever om integriteitrisico’s te beheersen. Een screening moet naar aard, inhoud en diepgang worden beperkt tot beheersing van de integriteitrisico’s waarvoor de screening wordt verricht.
Hoffmann maakt bij zijn screenings gebruik van de Hoffmann Risico Methode Screening. Onderdeel van deze methode is het vaststellen van het risicoprofiel van de functie en de terugkijktermijn van de screening, vaststellen welke risico-indicatoren onderzocht zullen worden en tot slot vaststellen of deze risico-indicatoren al dan niet zijn aangetoond.
Het geeft aan dat dit type gedrag veel vaker voorkomt dan we denken. Soms speelt het al zo lang dat het bijna onderdeel is geworden van de bedrijfscultuur. Daarom wordt het niet herkend als ongepast gedrag, laat staan erkend en er tegen opgetreden. Het is een goede ontwikkeling dat steeds meer organisaties dit onderwerp met meer bewustzijn benaderen en zelfs hun bedrijfscultuur willen veranderen.”
Johan Klokman, senior consultant Fraude & Integriteit
Is een veilige werkomgeving een bijzaak?
“Momenteel ontvangen wij veel aanvragen om (seksueel) ongepast gedrag te onderzoeken,” vertelt Johan. “Het geeft aan dat dit type gedrag veel vaker voorkomt dan we denken. Soms speelt het al zo lang dat het bijna onderdeel is geworden van de bedrijfscultuur. Daarom wordt het niet herkend als ongepast gedrag, laat staan erkend en er tegen opgetreden. Het is een goede ontwikkeling dat steeds meer organisaties dit onderwerp met meer bewustzijn benaderen en zelfs hun bedrijfscultuur willen veranderen.”
Robbert voegt hieraan toe, “Organisaties worden steeds bewuster en het creëren van een veilige werkomgeving is voor veel managementteams niet langer een bijzaak. Hoe kan je ervoor zorgen dat jouw medewerkers zich veilig voelen en je het vertrouwen binnen jouw teams vergroot? Het is een combinatie van factoren en screenen is daar een van.”
Het veranderen van bedrijfsgedrag en cultuur stopt niet bij screenen
De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is hoe je zoiets binnen jouw organisatie kan voorkomen. Johan legt uit, “Door het uitvoeren van employment screening stimuleer je een veilige werkomgeving. Maar om het risico van ongepast gedrag te reduceren, zijn de volgende drie principes van belang:
- Het determineren van de risico’s en kwetsbaarheden in jouw organisatie.
- Het bespreekbaar maken van (seksueel) ongepast gedrag.
- Het stimuleren van gepast en/of gewenst gedrag.”
“Om voldoende draagvlak te creëren, moeten deze principes topdown worden geïmplementeerd. Hoffmann organiseert workshops voor managementteams of de directie. Hierbij kijken wij naar het corrigeren en voorkomen van ongewenst gedrag en het stimuleren van een veilige organisatiecultuur. Het bevorderen van sociale veiligheid is een effectieve methode om duurzame gedrags- en cultuurveranderingen in de organisatie te verankeren.
Wanneer managementteams of de directie deze nieuwe aanpak ondersteunen, is het makkelijker om ook de rest van de organisatie mee te krijgen. Dat is essentieel, omdat ongepast of ongewenst gedrag verregaande consequenties kan hebben voor een organisatie: van ongelukkige medewerkers, toenemend verzuim en ontslag tot sabotage. Een bekend voorbeeld is The Voice of Holland, waar verschillende Bekende Nederlanders mogelijk hun positie misbruikten om vervolgens over de schreef te gaan bij vrouwelijke deelnemers en collega’s.”
Het vertrouwen vergroten in plaats van schaden
Screenen is niet altijd makkelijk; het wordt vaak gezien als een inbreuk op de privacy. Dit is iets wat zowel Validata als Hoffmann moeten voorkomen wanneer zij kandidaten screenen. Robbert vertelt, “Kandidaten ervaren soms een plotseling gebrek aan vertrouwen wanneer er een onderzoek of periodieke criminal record check wordt uitgevoerd. Waarom zou een organisatie waarvoor je al jaren werkt opeens jouw persoonsgegevens willen nagaan?”
Johan voegt toe, “Daarom is communicatie zo belangrijk, wanneer je een werkomgeving wil creëren die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen en transparantie. Als we bij Hoffmann een onderzoek doen naar eerder gedrag van een kandidaat, betreden onze screeners dit onderzoeksveld met beleid. Het is niet altijd makkelijk om bepaalde belangrijke vragen te stellen.” Robbert zegt daarop, “En mocht een screeningsrapport toch afwijkingen vertonen, dan kan een open en eerlijk gesprek met de medewerker de meeste onzekerheden vaak al wegnemen. Desnoods kunnen samen oplossingen worden besproken, wat je relatie uiteindelijk versterkt.”
Weten wie je binnenhaalt en behoudt in jouw organisatie
Waar het op neerkomt is dat je zeker bent van wie je binnenhaalt en behoudt. “Een zogenaamde mis-hire of bad hire kost een organisatie gemiddeld tweeëneenhalf keer het jaarsalaris van de betrokken medewerker, overige financiële- of reputatieschade nog niet meegerekend. Professionele employment screening kan elke organisatie veel tijd, energie en kosten besparen.” Johan voegt hieraan toe, “Employment screening helpt om de kwaliteit en integriteit van jouw organisatie te verbeteren. En het uitbesteden aan professionals zoals Hoffmann of Validata garandeert niet alleen een klantvriendelijk proces en snelle resultaten, maar ook compliance met sectorspecifieke (privacy) wet- en regelgeving.”