Ruim een op de zeven Nederlandse bedrijven krijgt een keer te maken met fraude, diefstal of oplichting. Driekwart van deze feiten wordt gepleegd door het eigen personeel. Omdat we bij Hoffmann al 60 jaar onderzoek doen naar bedrijfsfraude, zijn we vaak als eerste op de hoogte van trends. En omdat voorkomen toch echt altijd beter is dan genezen, stellen we u graag van die trends op de hoogte.
Diefstal van IT apparatuur
Op dit moment merken we dat medewerkers, meer dan voorheen, in de verleiding komen om devices (laptops, smartphones en tablets) van hun werkgever weg te nemen. Het ligt voor de hand om de verklaring voor deze toename te zoeken in de inflatie en de toegenomen financiële druk in veel huishoudens. Maar uit onze onderzoeken blijkt toch ook dat de gelegenheid de dief maakt. Het blijkt soms kinderlijk eenvoudig om ongezien een laptop of smartphone te laten ‘verdwijnen’, vooral in grotere organisaties. En als medewerkers gewend zijn zaken mee te nemen van het werk dan wordt hiermee de drempel ook lager om ander ongewenst gedrag te vertonen.
Wat zien we gebeuren?
In onze onderzoeken zien we dat gebruik wordt gemaakt van verschillende modi operandi:
- Bij grote migratieprojecten komt het vaak voor dat oudere laptops niet meer compatible zijn met het nieuwe systeem. Het gevolg daarvan is dat grote partijen nieuwe laptops moeten worden besteld. En dat is vaak het moment om de oudere laptops weg te nemen, zeker als de registratie ervan niet goed op orde is, of als het eenvoudig is om de laptops in de administratie weg te boeken.
- We zien regelmatig dat medewerkers die nieuwe apparatuur inkopen, een deel van de bestelling op hun huisadres laten afleveren om zelf te gebruiken of door te verkopen.
- Apparatuur die ongebruikt in het magazijn liggen, worden door medewerkers nog wel eens weg geboekt als ‘ondeugdelijk’ en vervolgens mee naar huis genomen.
- Tot slot komt het regelmatig voor dat bij levering van de bestelling dozen worden opengesneden en de apparatuur er uit wordt gehaald. De verdenking komt dan al snel bij de koerier of leverancier te liggen.
Naast de problemen van de diefstal zelf zien we dat organisaties zich ook zorgen maken over het feit dat er data zoals bedrijfsgegevens of klantgegevens op straat komen te liggen die nog op de apparatuur staan die zijn weggenomen.
Wat kunt u doen om diefstal te voorkomen?
In veel gevallen komen deze vermissingen bij toeval aan het licht. Reden waarom wij denken dat het wegnemen van devices in de praktijk veel vaker voorkomt dan gedacht. We geven u dan ook graag een aantal tips waarmee u het wegnemen van devices in uw organisatie zo veel mogelijk kunt voorkomen:
- Zorg voor een goede registratie.
- Zorg voor een vier-ogen-beleid, waarin apparatuur niet door één medewerker kunnen worden weg geboekt.
- Geef uw medewerkers de gelegenheid om voor een vriendelijke prijs apparatuur te kopen die anders weg wordt gedaan.
- Controleer na iedere grote migratie de mutaties in het systeem.
- Controleer pakbonnen en vergelijk dit met de fysieke inhoud van de colli.
- Spreek met leveranciers af dat middelen alleen op vaste adressen afgeleverd mogen worden. Of spreek af dat leveranciers u een signaal geven als er een bestelling op een huisadres of ander adres dan regulier moet worden afgeleverd.
- Spreek met leveranciers af dat u de dozen bij aflevering controleert en voor ontvangst tekent.
Meer informatie?
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
We helpen u graag.
