Ruim een jaar geleden publiceerden wij een nieuwsartikel over fraude op de werkvloer. In dat artikel gaven wij aan dat het ons opviel dat steeds meer betrokkenen in fraudeonderzoeken forse schulden hadden. Een trend die we tot op de dag van vandaag zien toenemen. Maar weet u wat die betrokkenen ons vertellen als we hen met onze bevindingen confronteren? ‘Het ging zo gemakkelijk’. In dit artikel geven we u dus graag 10 tips om fraude en diefstallen door medewerkers met schulden te voorkomen.
Gelegenheid maakt de dief
Of het nu gaat om diefstal van geld uit de kas, het voor privédoeleinden gebruiken van pin- of tankpassen van het bedrijf, het sjoemelen met verlof of de diefstal van IT apparatuur: gelegenheid maakt de dief. Helemaal als die dief forse schulden heeft en geen andere uitweg ziet.
In de praktijk zien wij vaak dat de schade al behoorlijk is opgelopen voordat de werkgever iets begint te vermoeden en een onderzoek instelt. Dat is niet alleen spijtig voor die werkgever, maar vaak ook voor de betrokken werknemer. Want die komt vaak alleen maar verder in de (financiële) problemen.
Wat kunt u doen?
Graag geven we u een aantal tips waarmee u fraude en/of diefstal door medewerkers met schulden zo veel als mogelijk kunt voorkomen:
- Creëer een veilige omgeving waarin medewerkers over hun financiële problemen kunnen praten zonder dat ze bang hoeven te zijn dat - bijvoorbeeld - hun contract niet wordt verlengd.
- Geef uw medewerkers (bijvoorbeeld via het Intranet of het personeelsblad) informatie over mogelijkheden om uit de schulden te komen, bijvoorbeeld door hulp te vragen aan het Nibud. Uit onderzoek blijkt dat het gemiddeld 5 jaar duurt voordat iemand met financiële problemen hulp durft te vragen. Dat is natuurlijk veel te lang.
- Zijn er medewerkers met schulden bij u in beeld? Ga dan individueel met deze medewerkers in gesprek. Afhankelijk van de problematiek kunt u de medewerker doorverwijzen naar de schuldhulpverlening van de gemeente of als werkgever zelf een Nibud-coach inschakelen.
- Zorg dat uw medewerkers een training of e-learning over fraudebewustwording kunnen volgen, zodat zij zich bewust worden van de valkuilen bij schuldenproblematiek.
- Laat een frauderisicoanalyse uitvoeren, waarbij in kaart wordt gebracht op welke plekken binnen uw organisatie diefstal of fraude plaats zou kunnen vinden. Op die manier kunt u heel gericht beheersmaatregelen nemen.
- Zorg voor een effectief screeningsbeleid voor zowel pre- als in-employment screenings. In de praktijk zien wij dat vooral nieuwe medewerkers (met name de zogenaamde ‘jobhoppers’) en medewerkers die lang in dienst zijn tot de risicogroepen behoren.
- Zorg voor functiescheiding en een vier-ogen-beleid, waarbij het klaarzetten en accorderen van betalingen zijn gescheiden.
- Laat periodiek een data-analyse uitvoeren, waarbij gezocht wordt naar afwijkende betalingen.
- Wordt er loonbeslag gelegd op het salaris van een van uw medewerkers? Ga dan met hem of haar in gesprek en kijk waar u kunt helpen (zie ook tip 2).
- We zien in de praktijk dat collega’s regelmatig op de hoogte zijn van de schulden van een medewerker, of zelfs van de fraude of diefstallen. Een goede klokkenluidersregeling kan dan ook helpen bij het vroegtijdig signaleren van problemen.
Meer informatie?
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
We helpen u graag.
Dit nieuwsartikel komt uit de Hoffmann Tips, editie 247.
