U zult het vast herkennen, de verplichte wekelijkse teamvergaderingen waarin doorgaans wordt gesproken over dagelijkse werkzaamheden en nieuwe ontwikkelingen. We noemen deze situatie ook wel ‘business as usual’. Maar wat doet u als de continuïteit van uw organisatie ernstig in gevaar komt? Over crisismanagement nadenken gebeurt vaak pas op het moment dat een crisis zich aandient. De vraag is of we ons dit reactief handelen eigenlijk wel kunnen veroorloven. In dit artikel vertellen we over ‘business not as usual’ en wat u kunt doen om uw organisatie voor te bereiden op een crisis.
Dit artikel is ook te lezen in de Hoffmann Tips - special Cybersecurity & Risk management.
Crisissen kennen vele vormen. Denk hierbij aan natuurinvloeden zoals klimaat- en natuurrampen, maar ook aan een personeelscrisis, onbeschikbaarheid van gebouwen en leveranciers of cyberaanvallen bij uzelf of een belangrijke leverancier. Deze crisissen hebben één ding gemeen: zij zorgen voor een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit. Organisaties lopen hierdoor niet alleen risico op financieel-economische schade, maar ook op reputatieschade.
Geen woorden, maar daden
Nu dwingt wetgeving steeds meer organisaties om aan de slag te gaan met een crisisplan. Voorbeelden hiervan zijn artikel 16 van de Wet veiligheidsregio’s en e Wet herstel en afwikkeling van verzekeraars. De verplichte aanwezigheid van een crisisplan is dan ook van toepassing op verschillende bedrijfstakken en overheidsorganen. Een mogelijk gevolg van deze verplichting is dat organisaties het gaan beschouwen als een hygiënefactor, een ‘tick in the box’, waarbij de kwaliteit en effectiviteit van het plan ondergeschikt is.
Om de effectiviteit van een crisisplan te verhogen is het belangrijk dat het belang hiervan wordt uitgedragen door het hoger management, de plannen periodiek geëvalueerd worden en nóg belangrijker: er regelmatig geoefend wordt met het plan. Want hoewel preventieve maatregelen kunnen bijdragen aan het voorkomen van een crisissituatie, blijft de realiteit dat een crisis elke organisatie kan raken. Ook uw organisatie. Ook wanneer er sprake is van ‘business not as usual’ moet u krachtige repressieve maatregelen kunnen treffen om het incident en de gevolgen hiervan te managen. De focus moet daarbij liggen op het beperken van de schade en het zo snel als mogelijk terugkeren naar ‘business as usual’. Het is daarom belangrijk om u op een crisis voor te bereiden. Dat doet u met een crisisoefening.
Het doel van een crisisoefening is tweeledig. Enerzijds is het doel om het bestaande crisisplan te testen op inhoud en effectiviteit. Anderzijds is het doel om het crisisteam voor te bereiden op het daadwerkelijk managen van een crisis. Na een training zijn deelnemers onder meer in staat om zowel de eigen taken als de taken en verantwoordelijkheden van de andere leden binnen het crisisteam te benoemen. Daarnaast weet het crisisteam na de training de crisisplannen toe te passen, een crisisvergadering effectief te laten verlopen, samen te werken met een helder gezamenlijk doel en op adequate wijze te reageren op (social) mediaberichten.
Scenario bepalen
Uit onze ervaring weten wij dat crisismanagement maatwerk is en contextafhankelijk. De crisistrainers van Hoffmann verdiepen zich daarom in de organisatiestructuur en lezen zich in over taken en verantwoordelijkheden binnen en tussen de teams, de bestaande crisis- en crisiscommunicatieplannen en de bedrijfscontinuïteitsplannen. Op basis van deze achtergrondinformatie en na overleg met de opdrachtgever, ontwikkelen wij een scenario. Om een strakke organisatie van de oefening te borgen, werken wij het scenario en de crisisoefening uit in een gedetailleerd draaiboek.
De crisisoefening is verdeeld in een theoretische introductie en een tabletop-oefening. De trainers van Hoffmann nemen de deelnemers van uw organisatie stap voor stap mee door de theorie en het crisisscenario; van alarmering, opschaling en respons tot nazorg. Op deze manier wordt het crisisteam door het hele traject van een crisis begeleid waarbij zij, onder begeleiding van de trainers, oefenen met rollen en verantwoordelijkheden zoals beschreven in het crisisplan. Na afloop van de oefening wordt er met het crisisteam geëvalueerd om samen stil te staan bij de sterke- en de verbeterpunten.
Een eindrapportage beschrijft alle waarnemingen en actie en leerpunten. Een waardevol document voor een herevaluatie van het crisisplan. Iets wat vervolgens natuurlijk weer in de praktijk geoefend kan worden!