Creatieve medewerkers zijn een must voor uw organisatie. Want een flinke dosis creativiteit zorgt voor innovatiekracht en groei. Bovendien kan uw organisatie met de hulp van creatieve medewerkers blijven meebewegen in een steeds veranderende wereld. Daarbij is het wel van belang dat uw medewerkers die creativiteit inzetten voor de organisatie en niet voor zichzelf. Een open deur misschien, maar toch zien wij nog te vaak dat financieel managers hun creativiteit inzetten om fraude te plegen.
Creatief boekhouden
Uit onderzoek, maar ook uit onze eigen praktijk blijkt dat de meeste, met name grote fraudes worden gepleegd door medewerkers van de financiële afdeling: financieel managers, boekhouders en CFO’s. Functies waarbij, gelet op de risico’s, een pre- of in-employment screening voor de hand had gelegen, maar deze opvallend vaak toch niet is uitgevoerd.
De wijze waarop deze medewerkers frauderen ligt vaak voor de hand:
- Ze hebben teveel rechten, waardoor zij zelf grote betalingen kunnen klaarzetten én autoriseren.
- Op de afdeling heerst er veel vertrouwen in elkaar, waardoor geen vragen worden gesteld en het ‘vier ogen-principe’ regelmatig wordt losgelaten, zeker als er haast is bij een betaling.
Maar we zien ook steeds vaker dat medewerkers creatief te werk gaan. Doordat zij goed zijn ingevoerd in de administratieve processen, weten zij precies waar binnen de organisatie de blinde vlekken zitten. Dit maakt het voor hen vrij eenvoudig om te frauderen met onkostendeclaraties of facturen, bijvoorbeeld door facturen dubbel uit te laten betalen, op te hogen of te vervalsen. Ook bleek in een van onze onderzoeken dat een financieel manager de credit card van een overleden medewerker (waarvan hij zelf de declaraties moest goedkeuren) bleef gebruiken, maar dan voor zijn eigen privé-uitgaven.
Uitgavenpatroon
We schreven het al eerder: uit onze onderzoeken blijkt dat het geld doorgaans wordt besteed de zogenaamde ‘3 p’s’: pret, poen en prestige. Met andere woorden, dure auto’s, een aanbouw, luxe boodschappen, festivaltickets, luxe vakanties en de aanschaf van cryptovaluta. Maar we zien ook steeds vaker dat het geld opgaat aan een gokverslaving. Sinds het online gokken in 2021 werd gelegaliseerd, zijn er meer dan een half miljoen nieuwe online gokkers bijgekomen. Een steeds groter percentage van deze gokkers heeft of krijgt een gokverslaving. Op dit moment zijn er in Nederland naar schatting tussen de 5.000 en 10.000 gokverslaafden in Nederland.
Wat kunt u doen om fraude te voorkomen?
Als we naar de cijfers kijken, kunnen we niet anders concluderen dan dat de gevolgen van fraude door werknemers gigantisch zijn. Naar schatting wordt er in Nederland ieder jaar voor tussen de 20 en 40 miljard euro gefraudeerd. Voor organisaties die hiermee te maken krijgen wordt de schade geschat op gemiddeld 6% van de winst. En dan gaat het alleen om de financiële schade. Doorgaans heeft een omvangrijke fraude ook flinke gevolgen voor het vertrouwen binnen en ín uw organisatie.
In veel van onze onderzoeken zien wij dat de fraude toevallig aan het licht is gekomen: bijvoorbeeld omdat een nieuw betalingssysteem werd geïntroduceerd, of omdat de bank een seintje gaf. Uiteraard is het dan al vaak te laat en loopt de schade al in de tonnen. Wat kunt u doen om dit te voorkomen?
1.
Kijk eens met andere ogen naar uw boekhouding: waar, hoe en door welke functies zou binnen uw organisatie fraude gepleegd kunnen worden? Eventueel kunt u hiervoor een frauderisicoanalyse laten uitvoeren. Vervolgens kunt u heel gericht maatregelen nemen om fraude te voorkomen.
2.
Zorg voor functiescheiding en een vier-ogen-beleid, waarbij het klaarzetten en accorderen van betalingen zijn gescheiden. En stimuleer dat uw collega’s zich hier altijd aan houden. Ook als zij al (tientallen) jaren in dienst zijn.
3.
Zorg voor een effectief screeningsbeleid voor zowel pre- als in-employment screenings. In de praktijk zien wij dat vooral relatief nieuwe medewerkers (met name de zogenaamde ‘jobhoppers’) en medewerkers die lang in dienst zijn tot de risicogroepen behoren. Lees meer...
4.
Een screeningsbeleid is één, maar laat kandidaten die op de financiële afdeling komen te werken ook daadwerkelijk screenen. Laat dit niet achterwege omdat de arbeidsmarkt krap is, het moeilijk is om juist deze medewerkers aan te trekken en - dus - snelheid geboden is. Een screening hoeft niet veel tijd te kosten. Lees meer...
5.
Geef nieuwe medewerkers niet te snel te veel rechten.
6.
Laat periodiek een data-analyse uitvoeren op al uw betaal- en declaratiemogelijkheden, waarbij gezocht wordt naar afwijkende betalingen.
Meer weten?
Wilt u hier advies over, of onderzoek laten doen naar een mogelijke fraude? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Onze consultants vertellen u er graag meer over.
