Steeds meer werknemers combineren hun baan met andere werkzaamheden. Soms gaat het om een tweede baan, soms om freelancewerk of een eigen onderneming naast het dienstverband. Dat is op zichzelf niet problematisch. Veel werknemers doen dit open en in overleg met hun werkgever.
Maar als nevenactiviteiten niet worden gemeld, raken aan de functie of concurreren met de belangen van de organisatie, kunnen risico’s ontstaan. In onze praktijk zien wij verschillende verschijningsvormen: van verzuimfraude tot oneerlijke gunningen, verborgen onderaanneming en misbruik van vertrouwelijke informatie.
Niet elke nevenactiviteit is fraude
Nu mag een werknemer in beginsel nevenwerkzaamheden verrichten. Werkgevers mogen dat niet zonder meer verbieden. Wel is het aan te raden om duidelijke afspraken te maken over melden, toestemming en belangenverstrengeling. Zeker als medewerkers toegang hebben tot klantinformatie, offertes, opdrachten, inkoopprocessen of vertrouwelijke bedrijfsgegevens.
Daar gaat het in de praktijk vaak mis. Niet doordat iemand naast zijn baan iets onderneemt, maar doordat belangen door elkaar gaan lopen: die van de werkgever, de eigen onderneming of een derde partij waarmee hij verbonden is.
Wat wij in de praktijk vaak tegenkomen
Een veelvoorkomende vorm is ziekte- of verzuimfraude. Wij zien regelmatig situaties waarin werknemers zich ziekmelden, terwijl zij ondertussen werkzaamheden verrichten voor hun eigen bedrijf. Dat hoeft overigens niet in iedere situatie onrechtmatig te zijn. Daarvan is pas sprake als de werkzaamheden niet passen bij de gemelde beperkingen, de afspraken met de bedrijfsarts en de verplichtingen richting de werkgever.
Een ander risico is oneerlijke gunning. Dit speelt vooral bij werknemers die betrokken zijn bij inkoop of externe inhuur. Zij kunnen hun positie gebruiken om opdrachten te gunnen aan hun eigen onderneming, een bedrijf van een partner of een bevriende relatie. Op papier lijkt het proces regulier, terwijl de concurrentie in werkelijkheid wordt verstoord.
Wij zien hier overigens ook constructies waarbij de link minder zichtbaar is. Een opdracht wordt dan niet rechtstreeks gegund aan het bedrijf van de werknemer, maar loopt via een derde partij. Denk aan een externe aannemer die vervolgens de werknemer als onderaannemer inhuurt. Op papier lijkt de opdracht onafhankelijk belegd. In werkelijkheid komt het werk alsnog terecht bij iemand met een verborgen belang.
Wat wij ook zien: informatiemisbruik. Medewerkers met toegang tot inboxen, offerteaanvragen of nieuwe opdrachten kunnen die informatie gebruiken om zelf te concurreren. Bijvoorbeeld door opdrachten vroegtijdig te signaleren en via hun eigen bedrijf of netwerk naar zich toe te trekken. Dit blijft vaak lang onzichtbaar, omdat het plaatsvindt binnen gewone werkprocessen.
Waarom organisaties dit vaak te laat ontdekken
Deze vormen van misbruik vallen niet altijd direct op. Een ziekmelding lijkt op regulier verzuim, een leverancierskeuze op een normale zakelijke afweging en onderaanneming blijft vaak buiten beeld. Informatiemisbruik wordt soms pas zichtbaar wanneer klanten verdwijnen of offertes elders terechtkomen. Daarom is preventie belangrijk: niet door alles te verbieden, maar door vooraf helder te maken waar de grenzen liggen.
Wat u vooraf kunt regelen
Een goed vertrekpunt is een duidelijke regeling voor nevenactiviteiten. Leg vast wanneer werknemers nevenwerkzaamheden moeten melden, wanneer toestemming nodig is en welke belangen niet verenigbaar zijn met hun functie. Besteed daarbij extra aandacht aan functies met toegang tot vertrouwelijke informatie, commerciële kansen, inkoopprocessen of leveranciersselectie.
Daarnaast helpt het om belangenverstrengeling periodiek bespreekbaar te maken. Niet alleen bij indiensttreding, maar ook tijdens het dienstverband. Rollen veranderen, privéomstandigheden veranderen en ondernemingen kunnen gaandeweg ontstaan.
Ook screening speelt hierin een belangrijke rol. Met pre-employment screening krijgt u vooraf beter zicht op wie u binnenhaalt, zeker bij functies met verhoogde integriteits- of informatierisico’s. In-employment screening helpt om veranderde omstandigheden of nieuwe kwetsbaarheden tijdens het dienstverband tijdig te signaleren.
Ook processen verdienen aandacht. Denk aan een vierogenprincipe bij gunningen, duidelijke leveranciersregistratie en controle op onderaanneming. Beperk daarnaast toegang tot mailboxen, klantgegevens en offerte-informatie tot wat iemand voor zijn functie nodig heeft.
Als het toch gebeurt: forensic readiness
Preventie verkleint de kans op misbruik. Maar geen enkele maatregel sluit risico’s volledig uit. Daarom is forensic readiness van groot belang: de organisatie moet achteraf zorgvuldig kunnen vaststellen wat er is gebeurd.
Dat vraagt om goede logging, passende bewaartermijnen, toegangsregistratie en de mogelijkheid om digitale sporen veilig te stellen. Kan worden vastgesteld wie een mailbox heeft geraadpleegd? Zijn doorgestuurde of verwijderde e-mails nog te reconstrueren? Is zichtbaar wie klantinformatie heeft bekeken of bestanden heeft geëxporteerd? En wie een leverancier heeft geselecteerd of goedgekeurd?
Tot slot
Nevenactiviteiten zijn niet het probleem. Onduidelijkheid, verborgen belangen en ongecontroleerde toegang zijn dat wel. Organisaties die vooraf duidelijke afspraken maken, kwetsbare processen beheersen en forensic ready zijn, staan sterker als signalen ontstaan.
In situaties waarin onzekerheid bestaat over afhankelijkheden, informele werkwijzen of mogelijke integriteitsrisico’s, kan onafhankelijk onderzoek of een gerichte risicoanalyse helpen om snel helderheid te krijgen.
Onze consultants vertellen u er graag meer over.
