Onlangs veroordeelde de rechtbank de voormalig CFO van een internationale onderneming tot een cel- en taakstraf, omdat hij over een periode van zeven jaar voor bijna vier ton had gefraudeerd. Deze verduistering was kinderspel, aldus de verdachte in de rechtbank: ‘Het was ontzettend makkelijk. Managers en accountants zetten blind hun handtekening als ik dat vroeg. Niemand stelde vragen.’
Jammer genoeg is deze zaak geen unicum. De afgelopen maanden kwamen er vaker strafzaken in het nieuws waarbij medewerkers van een financiële afdeling veroordeeld werden voor zeer grote fraudes. En deze zaken zijn nog maar het topje van de ijsberg. Want in deze zaken werd aangifte gedaan en besloot het Openbaar Ministerie over te gaan tot vervolging. De meeste zaken blijven echter onder de radar van politie en justitie.
Pret, poen en prestige
Uit onderzoek, maar ook uit onze eigen praktijk blijkt dat de meeste, met name grote fraudes, worden gepleegd door medewerkers van de financiële afdeling: financieel managers, boekhouders en CFO’s. Daarbij bedraagt de schade vaak tienduizenden euro’s, niet zelden loopt dit op tot een paar ton.
Waar wordt dit geld aan besteed? Uit onze onderzoeken blijkt het doorgaans om de zogenaamde ‘drie p’s’ te gaan: pret, poen en prestige. Met andere woorden, dure auto’s, een aanbouw, luxe boodschappen, festivaltickets, luxe vakanties, de aanschaf van cryptovaluta, et cetera. Maar het komt ook regelmatig voor dat het geld opgaat aan een gokverslaving.
Het was ontzettend makkelijk. Managers en accountants zetten blind hun handtekening als ik dat vroeg. Niemand stelde vragen."
Modus operandi
Omdat zij zo goed zijn ingevoerd in de administratieve processen, hebben de fraudeurs verschillende werkwijzes tot hun beschikking. Zo wordt er vaak gefraudeerd met onkostendeclaraties. Maar u kunt ook denken aan het vervalsen of ophogen van facturen, het verrichten van dubbele betalingen of het gebruiken van valse tenaamstellingen. Ook komt het voor dat collega’s onder druk worden gezet om vanwege een commerciële reden een betaling snel uit te voeren (en daarbij het ‘vier ogen-principe’ los te laten). En niet zelden hebben financieel managers gewoonweg teveel rechten in het systeem, waardoor zij zelf grote betalingen kunnen klaarzetten én autoriseren.
Ook grote bedrijven lopen risico
Overigens is de bij grotere bedrijven verplichte accountantscontrole geen garantie dat fraude wordt ontdekt. Uit een onderzoek van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) uit 2023 blijkt dat accountantskantoren nog onvoldoende scherp zijn op frauderisico’s. Zo zag de AFM bij een onderzoek naar 32 wettelijke controles dat in de helft van de gevallen het veronderstelde risico op fraude in de omzetverantwoording niet was onderkend. Ook was het risico dat het management zelf fraude pleegt vaak niet specifiek gemaakt. Daarnaast bleek in dit onderzoek dat de stappen die nodig zijn om te komen tot een goede inschatting van de frauderisico’s wel worden doorlopen, maar dat dit vaak te oppervlakkig gebeurt. Hierbij beredeneren accountantskantoren regelmatig waarom frauderisico’s er niet zijn, in plaats van dat zij kijken hoe frauderisico’s zich wél kunnen voordoen. Ook voor grotere ondernemingen is het dus zaak om alert te blijven.
Wat kunt u doen?
Een omvangrijke fraude slaat altijd in als een bom. Niet alleen binnen de onderneming, maar ook daarbuiten. De schade voor de onderneming kan dan ook groot zijn. Niet alleen financieel, maar ook als het gaat om reputatie. Wat kunt u als werkgever zoal doen om de kans op fraude te beperken?
1.
Zorg voor een effectief screeningsbeleid voor zowel pre- als in-employment screenings. In de praktijk zien wij dat vooral nieuwe medewerkers (met name de zogenaamde ‘jobhoppers’) en medewerkers die lang in dienst zijn tot de risicogroepen behoren.
2.
Geef nieuwe medewerkers niet te snel te veel systeemrechten.
3.
Zorg voor functiescheiding en een vier-ogen-beleid, waarbij het klaarzetten en accorderen van betalingen zijn gescheiden. En stimuleer dat uw collega’s zich hier altijd aan houden.
4.
Laat periodiek een data-analyse uitvoeren, waarbij gezocht wordt naar afwijkende betalingen.
5.
Laat een frauderisicoanalyse uitvoeren, waarbij in kaart wordt gebracht op welke plekken binnen uw organisatie diefstal of fraude plaats zou kunnen vinden. Op die manier kunt u heel gericht verdere beheersmaatregelen nemen.
Meer weten?
Wilt u hier advies over, of onderzoek laten doen naar een mogelijke fraude? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Onze consultants vertellen u er graag meer over.
