Dit vierluik is geschreven door één van onze fraude- en integriteitonderzoekers voor het platform van het Ondernemersbelang en is ook daar te lezen.
‘I love it when a plan comes together’. Voor iedereen die wel eens naar ‘The A-Team’ heeft gekeken zal deze uitspraak van de leider Hannibal bekend voorkomen. Wij als fraudeonderzoekers doen het weliswaar zonder een sigaar in de mond en een stukje minder agressief, maar ook in ons werk is een goed opgezet plan van cruciaal belang voor een goed resultaat.
Emotionele start
Een (potentiële) fraude kan op meerdere manieren aan het licht komen. Soms is het niet meer dan een vaag signaal en soms spreken de feiten al bijna volledig voor zich. Heeft u wel eens een fraude meegemaakt binnen uw organisatie, dan herinnert u zich het moment van ontdekken waarschijnlijk nog goed. Wat de situatie ook is, we merken dat onze opdrachtgevers vaak zelf starten met eerste onderzoekshandelingen of al vervolgstappen nemen. U als ondernemer bent nou eenmaal gewend om assertief op te treden, ook al was het een shock dat iemand die u vertrouwde u mogelijk blijkt te bedonderen. ‘Alsof de bodem onder mijn voeten wegviel’ of ‘er kwam een knoop in mijn maag’ zijn voorbeelden van beschrijvingen die we tijdens intakegesprekken horen. Het spreekt voor zich dat er veel emoties met dit moment gemoeid gaan. Helemaal wanneer opdrachtgevers de (mogelijke) fraudeur goed kennen.
Helaas zorgen deze emoties niet altijd voor de beste keuzes met betrekking tot een nog te starten feitenonderzoek om de aard en totale omvang van de fraude vast te stellen. Een voorbeeld van zo’n eerste reactie betreft het aanspreken van de mogelijke fraudeur zonder zaken goed onderzocht te hebben. Ook al lijkt de situatie geen andere uitleg te kunnen krijgen, een kat in het nauw maakt soms rare sprongen. Een confrontatiegesprek kan dankzij alle betrokken emoties snel escaleren. Daarnaast zult u zich verbazen over de creativiteit waarmee fraudeurs alternatieve verklaringen bedenken. Ze hebben er immers al wat langer over na kunnen denken dan u. Opeens lijkt de melding niet zo sterk meer en wordt het moeilijk om de volgende beslissing te nemen. En de fraudeur is gewaarschuwd en zorgt zo snel mogelijk dat de broodkruimels verdwijnen. Wanneer wij als fraudeonderzoekers in een dergelijke situatie komen zijn onze onderzoeksmogelijkheden drastisch verminderd, met als gevolg vaak een tijdrovend moeizaam onderzoek met onzekere uitkomsten.
Fraude incident-response plan
Hoe kunt u dit voorkomen? Door voorbereiding. Zorg dat er een up-to-date fraude incident-response plan klaar ligt. Belangrijk is dat er een duidelijk te volgen stappenplan aanwezig is waarin staat beschreven (afhankelijk van het soort melding) wie welke stap neemt in de organisatie. Een belangrijke stap is de initiële inschatting van de kans en impact op diverse gevolgen. Schat op basis daarvan in welke stappen direct uitgevoerd moeten worden en welke enkele uren, dagen of langer plaats kunnen vinden. Tevens is het van belang om de alarm-contactgegevens van cruciale personen binnen uw organisatie op te nemen in het plan, zoals iemand van de afdeling ICT, HR en uiteraard directie/bestuur. Houd er in het plan ook rekening mee wat te doen als juist een cruciaal persoon degene is waar de fraudemelding over gaat. Zorg daarnaast voor de contactgegevens van relevante externe partijen zoals uitbestede processen, uw advocaat, Hoffmann en de politie. Oefen het plan bijvoorbeeld jaarlijks om zo te voorkomen dat het plan pas voor het eerst wordt gezien wanneer er het voor het eerst gebruikt moet worden. Op deze manier voorkomt u dat er in paniek verkeerde beslissingen worden genomen.
Veilig stellen bewijs
Een ander belangrijk onderdeel in het fraude incident-response plan betreft het zo snel mogelijk veilig stellen van bewijs. Stel bijvoorbeeld dossiers uit archieven of gedeelde netwerkmappen veilig door deze te bevriezen. Laat de ICT-afdeling de digitale werkomgeving en e-mailpostbus van de mogelijke fraudeur veilig stellen, maar ga er niet zelf in kijken. Daarmee kunt u de integriteit van de oorspronkelijke inhoud onbewust aantasten (bijvoorbeeld een datum en tijdstip waarop een bestand voor het laatste is geopend). Als het om bijvoorbeeld een fysieke inbraak of een sabotage van een bedrijfsmiddel gaat dan is het van belang dat de plaats delict wordt afgesloten.
Wij als fraudeonderzoekers geven er een sterke voorkeur aan dat de melding alleen nog maar discreet is behandeld wanneer wij starten met het onderzoek, dus probeer het veilig stellen zo veel mogelijk discreet plaats te laten vinden. En ga niet zelf al in gesprek met de mogelijke fraudeur. Uiteraard gaat veiligheid van uw medewerkers, uw organisatie en zelfs de veiligheid van mogelijke fraudeusr wel altijd vóór op het belang van discretie.
Snel inschakelen is het best
Schakel zo snel mogelijk de hulp van externe specialisten in. Het inschatten van welke onderzoekshandelingen proportioneel zijn, het objectief voeren van gesprekken en het waarborgen van de integriteit van bewijsmateriaal betreft nou eenmaal een ander specialisme dan datgene dat u als ondernemer goed doet. Onderzoekers van Hoffmann weten als geen ander hoe dit alles te waarborgen zodat de fraudemelding zo juist en volledig mogelijk afgehandeld kan worden.
So if you have a problem…
If no one else can help…
And if you can find them....
Maybe you can hire…
Hoffmann.
Dit artikel is deel 3 uit een vierluik over fraude. In het eerste artikel heb ik uitgelegd hoe breed het begrip fraude is, maar ook welke vormen we in de praktijk vaak tegenkomen. In het tweede artikel heb ik beschreven hoe u als ondernemer een fraudeur kan herkennen. In het laatste, vierde artikel, geef ik tips over wat u kunt doen om fraude binnen uw organisatie te voorkomen.
