Als mensen met elkaar gaan samenwerken in een gezamenlijke bv of een vof, gebeurt dat vaak met veel energie én in vol vertrouwen. Er worden weinig afspraken gemaakt, laat staan op papier gezet. Men staat vooral in de ‘doe-stand’. Niet zelden blijkt dan later dat visies, verwachtingen en handelwijzen uiteenlopen, bijvoorbeeld omdat een van de partners zichzelf bevoordeelt ten koste van de onderneming. Als er dan niets op papier staat kan het ingewikkeld zijn om daar onderzoek naar te (laten) doen.
Frauderende zakenpartners
We zien het in de praktijk regelmatig: vennoten die vanuit het verleden gewend zijn om verschillend met de boekhouding om te gaan. Waarbij de ene vennoot er na verloop van tijd achterkomt dat de creditcard van de zaak wel erg vaak voor privé-uitgaven wordt gebruikt. Of bedrijven waar een van de vennoten op enig moment besluit om een aantal verkopen buiten de boeken te houden en de opbrengst in eigen zak te steken.
Wat we ook vaak zien: een van de partners die, al dan niet tijdens een conflict, besluit om er een eigen concurrerend bedrijf naast te starten. Waarbij hij de inkoopfacturen boekt op de gezamenlijke vennootschap, maar de omzet binnen het nieuwe bedrijf houdt.
Maak op voorhand duidelijke afspraken
Zoals in de inleiding al aangegeven, is er doorgaans bij de start van een samenwerking vooral veel energie en vertrouwen, en wordt er nauwelijks stilgestaan bij wat er allemaal mis zou kunnen gaan. Terwijl verschillende visies en conflicten, maar bijvoorbeeld ook ziekte, scheiding en financiële problemen van een van de vennoten, grote gevolgen kunnen hebben voor die samenwerking.
Daarom is het belangrijk om bij de start van een vennootschap een aantal afspraken te maken. En om deze afspraken ook duidelijk vast te leggen. Bij een bv kan dat in de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst, bij een vof kan dit in een vof-contract. In die overeenkomst kunnen dan ook afspraken worden vastgelegd over hoe te handelen bij vermoedens van fraude. Daarbij kunt u denken aan afspraken over het moment en de wijze waarop een onderzoek kan worden gestart. Wie heeft (intern) welke onderzoeksbevoegdheden? En wie is wanneer gerechtigd om de opdracht te geven voor een extern onderzoek?
Geen afspraken?
Zijn deze afspraken niet gemaakt? Dan zal de aandeelhouder of vennoot die vermoedens heeft van fraude moeten kunnen aantonen dat er een gerechtvaardigd belang is om onderzoek te (laten) doen. In dat geval is het belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen, en daarbij aan te geven dat het onderzoek zal worden gedaan in het belang van de vennootschap en niet verder zal gaan dan noodzakelijk. Daarmee kunnen latere discussies over belangenverstrengeling worden voorkomen. In veel gevallen zal het daarom ook goed zijn om het onderzoek te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde, zoals een onderzoeksbureau.
