Als mensen met elkaar gaan samenwerken in een gezamenlijke bv of een vof, gebeurt dat vaak met veel energie én in vol vertrouwen. Er worden weinig afspraken gemaakt, laat staan op papier gezet. Men staat vooral in de ‘doe-stand’. Niet zelden blijkt dan later dat visies, verwachtingen en handelwijzen uiteenlopen, bijvoorbeeld omdat een van de partners zichzelf bevoordeelt ten koste van de onderneming. Als er dan niets op papier staat kan het ingewikkeld zijn om daar onderzoek naar te (laten) doen.

Frauderende zakenpartners

We zien het in de praktijk regelmatig: vennoten die vanuit het verleden gewend zijn om verschillend met de boekhouding om te gaan. Waarbij de ene vennoot er na verloop van tijd achterkomt dat de creditcard van de zaak wel erg vaak voor privé-uitgaven wordt gebruikt. Of bedrijven waar een van de vennoten op enig moment besluit om een aantal verkopen buiten de boeken te houden en de opbrengst in eigen zak te steken.

Wat we ook vaak zien: een van de partners die, al dan niet tijdens een conflict, besluit om er een eigen concurrerend bedrijf naast te starten. Waarbij hij de inkoopfacturen boekt op de gezamenlijke vennootschap, maar de omzet binnen het nieuwe bedrijf houdt.

Maak op voorhand duidelijke afspraken

Zoals in de inleiding al aangegeven, is er doorgaans bij de start van een samenwerking vooral veel energie en vertrouwen, en wordt er nauwelijks stilgestaan bij wat er allemaal mis zou kunnen gaan. Terwijl verschillende visies en conflicten, maar bijvoorbeeld ook ziekte, scheiding en financiële problemen van een van de vennoten, grote gevolgen kunnen hebben voor die samenwerking.

Daarom is het belangrijk om bij de start van een vennootschap een aantal afspraken te maken. En om deze afspraken ook duidelijk vast te leggen. Bij een bv kan dat in de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst, bij een vof kan dit in een vof-contract. In die overeenkomst kunnen dan ook afspraken worden vastgelegd over hoe te handelen bij vermoedens van fraude. Daarbij kunt u denken aan afspraken over het moment en de wijze waarop een onderzoek kan worden gestart. Wie heeft (intern) welke onderzoeksbevoegdheden? En wie is wanneer gerechtigd om de opdracht te geven voor een extern onderzoek?

Geen afspraken?

Zijn deze afspraken niet gemaakt? Dan zal de aandeelhouder of vennoot die vermoedens heeft van fraude moeten kunnen aantonen dat er een gerechtvaardigd belang is om onderzoek te (laten) doen. In dat geval is het belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen, en daarbij aan te geven dat het onderzoek zal worden gedaan in het belang van de vennootschap en niet verder zal gaan dan noodzakelijk. Daarmee kunnen latere discussies over belangenverstrengeling worden voorkomen. In veel gevallen zal het daarom ook goed zijn om het onderzoek te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde, zoals een onderzoeksbureau.

 

Vragen?

Heeft u hier vragen over? Neem dan gerust contact met ons op.

Onze specialisten zijn u graag van dienst.

Met dank aan Sjoerd Remers, advocaat bij Lexence, voor zijn bijdrage aan dit artikel.

Fraude & Integriteit

Als u twijfelt aan een ziekmelding van een werknemer

Wanneer een medewerker ziek is, dan is dat in de eerste plaats vervelend voor die medewerker zelf. Tegelijkertijd heeft dit ook gevolgen voor de werkgever. Kortgeleden kwam in het nieuws dat iedere dag ziekteverzuim een werkgever € 350 tot € 450 kost. Een grote kostenpost dus voor werkgevers, zeker als (meerdere) medewerkers voor langere tijd uit de running zijn. Extra vervelend wordt het als u redenen heeft om te twijfelen aan een ziekmelding. In dat geval kunt een onderzoek naar verzuimfraude laten doen, maar dat kan niet zomaar. 

Fraude & Integriteit

Fraude met diploma’s en ID-bewijzen nog te gemakkelijk

Het blijkt nog te gemakkelijk om met een vals of gekocht diploma of een ID-bewijs van een ander aan de slag te gaan. Afgelopen zomer luidde de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) hierover de noodklok voor de zorg, maar bij Hoffmann zien we dit ook regelmatig bij grote commerciële bedrijven gebeuren. Vooral als de organisaties externen inhuren via bemiddelingsbureaus, recruiters en uitzend- en detacheringsbureaus. Het blijkt dat die bureaus het niet altijd even nauw nemen met de (in de zorg verplichte) controles. Soms zijn zij zelfs malafide.

Fraude & Integriteit

Zo houdt u criminele werknemers buiten de deur

Dit voorjaar meldden BNR en het Financieele Dagblad dat duizenden Noord-Koreaanse IT’ers undercover aan de slag zijn bij westerse bedrijven, waaronder de grootste en meest winstgevende bedrijven in de Verenigde Staten. Uit de berichtgeving blijkt dat deze werknemers veelal onder valse namen werken en binnenkomen met gestolen, vervalste of (met AI) nagemaakte identiteitsdocumenten.

Wilt u op de hoogte blijven van onze diensten en werkzaamheden? Meld u hier aan voor de periodieke toezending van onze Hoffmann Tips.