Als mensen met elkaar gaan samenwerken in een gezamenlijke bv of een vof, gebeurt dat vaak met veel energie én in vol vertrouwen. Er worden weinig afspraken gemaakt, laat staan op papier gezet. Men staat vooral in de ‘doe-stand’. Niet zelden blijkt dan later dat visies, verwachtingen en handelwijzen uiteenlopen, bijvoorbeeld omdat een van de partners zichzelf bevoordeelt ten koste van de onderneming. Als er dan niets op papier staat kan het ingewikkeld zijn om daar onderzoek naar te (laten) doen.

Frauderende zakenpartners

We zien het in de praktijk regelmatig: vennoten die vanuit het verleden gewend zijn om verschillend met de boekhouding om te gaan. Waarbij de ene vennoot er na verloop van tijd achterkomt dat de creditcard van de zaak wel erg vaak voor privé-uitgaven wordt gebruikt. Of bedrijven waar een van de vennoten op enig moment besluit om een aantal verkopen buiten de boeken te houden en de opbrengst in eigen zak te steken.

Wat we ook vaak zien: een van de partners die, al dan niet tijdens een conflict, besluit om er een eigen concurrerend bedrijf naast te starten. Waarbij hij de inkoopfacturen boekt op de gezamenlijke vennootschap, maar de omzet binnen het nieuwe bedrijf houdt.

Maak op voorhand duidelijke afspraken

Zoals in de inleiding al aangegeven, is er doorgaans bij de start van een samenwerking vooral veel energie en vertrouwen, en wordt er nauwelijks stilgestaan bij wat er allemaal mis zou kunnen gaan. Terwijl verschillende visies en conflicten, maar bijvoorbeeld ook ziekte, scheiding en financiële problemen van een van de vennoten, grote gevolgen kunnen hebben voor die samenwerking.

Daarom is het belangrijk om bij de start van een vennootschap een aantal afspraken te maken. En om deze afspraken ook duidelijk vast te leggen. Bij een bv kan dat in de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst, bij een vof kan dit in een vof-contract. In die overeenkomst kunnen dan ook afspraken worden vastgelegd over hoe te handelen bij vermoedens van fraude. Daarbij kunt u denken aan afspraken over het moment en de wijze waarop een onderzoek kan worden gestart. Wie heeft (intern) welke onderzoeksbevoegdheden? En wie is wanneer gerechtigd om de opdracht te geven voor een extern onderzoek?

Geen afspraken?

Zijn deze afspraken niet gemaakt? Dan zal de aandeelhouder of vennoot die vermoedens heeft van fraude moeten kunnen aantonen dat er een gerechtvaardigd belang is om onderzoek te (laten) doen. In dat geval is het belangrijk om dit schriftelijk vast te leggen, en daarbij aan te geven dat het onderzoek zal worden gedaan in het belang van de vennootschap en niet verder zal gaan dan noodzakelijk. Daarmee kunnen latere discussies over belangenverstrengeling worden voorkomen. In veel gevallen zal het daarom ook goed zijn om het onderzoek te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde, zoals een onderzoeksbureau.

 

Vragen?

Heeft u hier vragen over? Neem dan gerust contact met ons op.
Onze specialisten zijn u graag van dienst.

Met dank aan Sjoerd Remers, advocaat bij Lexence, voor zijn bijdrage aan dit artikel.

Fraude & Integriteit

Steeds vaker diefstal van medicijnen in de zorg

Afgelopen vrijdag was er een uitgebreide reportage in de nieuwsuitzending van EenVandaag over de toename van diefstal van medicijnen in de zorg. Ron Nieuwendijk, senior consultant Fraude & Integriteit bij Hoffmann kwam hier ook aan het woord. “Tien jaar geleden ging het bij één op de tien onderzoeksopdrachten uit de zorg om medicijndiefstal. Inmiddels is dat bij ongeveer één op de drie dossiers het geval,” aldus Ron. Reden waarom we hier ook vanuit Hoffmann weer aandacht voor willen vragen. Want wat is hiervan de oorzaak?

Fraude & Integriteit

10 tips om fraude door medewerkers met schulden te voorkomen

Ruim een jaar geleden publiceerden wij een nieuwsartikel over fraude op de werkvloer. In dat artikel gaven wij aan dat het ons opviel dat steeds meer betrokkenen in fraudeonderzoeken forse schulden hadden. Een trend die we tot op de dag van vandaag zien toenemen. Maar weet u wat die betrokkenen ons vertellen als we hen met onze bevindingen confronteren? ‘Het ging zo gemakkelijk’. In dit artikel geven we u dus graag 10 tips om fraude en diefstallen door medewerkers met schulden te voorkomen.

Fraude & Integriteit

Stelen van de baas: beperk de gelegenheid!

Ruim een op de zeven Nederlandse bedrijven krijgt een keer te maken met fraude, diefstal of oplichting. Driekwart van deze feiten wordt gepleegd door het eigen personeel. Omdat we bij Hoffmann al 60 jaar onderzoek doen naar bedrijfsfraude, zijn we vaak als eerste op de hoogte van trends. En omdat voorkomen toch echt altijd beter is dan genezen, stellen we u graag van die trends op de hoogte.

Wilt u op de hoogte blijven van onze diensten en werkzaamheden? Meld u hier aan voor de periodieke toezending van onze Hoffmann Tips.