Door: Martijn van de Beek, Directeur van Hoffmann
Als HR-manager weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om sommige specifieke vacatures in te vullen. Zoals die van een IT-manager of CFO. Als je na een lange zoektocht ‘de ware’ eindelijk gevonden hebt, dan wil je zo snel mogelijk een handtekening onder dat contract. Iets waar je dan niet op zit te wachten is een betrouwbaarheidscheck door middel van een screening. Hoe zorg je ervoor dat pre-employment screening jouw zoektocht niet in de weg staat?
Hoewel iedere organisatie te maken heeft met deze zogenaamde kwetsbare functies, zijn zaken als “Heb je eigenlijk een BKR-registratie?” niet iets waar je snel naar vraagt in een sollicitatiegesprek. Laat staan dat een uitgebreide screening onderdeel is van het selectieproces. Toch is pre-employment screening iets waar organisaties mee aan de slag moeten om de risico’s die aan een specifieke functie verbonden zijn te beperken. Daarmee wordt ook de veiligheid in organisaties gewaarborgd. In dit artikel geven we 3 adviezen om pre-employment screening zo effectief mogelijk in te zetten.
1. Screen op het moment dat je nog kunt kiezen
Vergelijk het sluiten van een arbeidsovereenkomst met een huwelijk. Op de avond voordat je elkaar het ja-woord geeft, ga je niet nog even jouw toekomstige schoonvader bellen om te checken hoe (on)betrouwbaar je aanstaande is. Is de vonk eenmaal overgeslagen, dan kan je eigenlijk al niet meer terug. In een sollicitatieproces is het niet anders. Je hebt misschien wel een lange zoektocht en lastige selectie achter de rug. Als je dan de geschikte kandidaat eindelijk voor je hebt en de ander ziet het ook zitten, dan is het heel lastig om de gemaakte keuze bij te stellen.
Laat daarom pre-employment screenen niet achtereenvolgend maar parallel lopen aan de sollicitatieprocedure. Een goed moment hiervoor is als er bijvoorbeeld nog drie geschikte kandidaten in de running zijn. Je hebt nog geen keuze gemaakt en kan nog uitwijken naar een andere kandidaat mocht het nodig zijn.
Of kijk naar een secretaresse van een directeur, die kan alles te weten komen als ze wil. Bij Hoffmann gaan we daarom altijd heel uitgebreid met onze opdrachtgever in gesprek, om hen te helpen hun risico’s beter te snappen."
2. Laat screenen aan een onafhankelijke partij over
Het begint er al mee dat veel organisaties niet exact weten waar de grootste risico’s van hun organisatie zitten. Vaak ligt de focus op de financiële afdeling omdat daar medewerkers bevoegd zijn om financiële transacties te doen, maar een ICT-manager heeft net zo goed toegang tot belangrijke systemen. Of kijk naar een secretaresse van een directeur, die kan alles te weten komen als ze wil. Bij Hoffmann gaan we daarom altijd heel uitgebreid met onze opdrachtgever in gesprek, om hen te helpen hun risico’s beter te snappen. We kijken hierbij verder dan alleen de functie, we kijken naar het totale spectrum van risico’s binnen een organisatie.
Screenen is dus een vak en gaat verder dan alleen een background check. Je kunt wel signaleren of iemand een verdachte post op Facebook heeft gezet of ooit betalingsproblemen heeft gehad, maar het gaat er om wat je met deze informatie doet. In een screeningsproces vragen we door totdat we de context van zo’n situatie begrijpen, en pas dan kunnen we beoordelen in hoeverre dit een potentieel risico vormt in het vervullen van de functie. Het is daarom slim op pre-employment screening aan een onafhankelijke partij uit te besteden.
3. Stel een screeningsbeleid op
Een professionele HR-organisatie kan in feite niet zonder screeningsbeleid, waarin je vastlegt wie je screent en waarom. Om te bepalen wie er gescreend moet worden en op welke wijze, moet je eerst de bedrijfsrisico’s en bijbehorende kwetsbare functies in kaart brengen. Dit verschilt per organisatie. Hierbij is het van belang een juiste afweging te maken tussen de privacybelangen van de kandidaat en het te beheersen risico. Er moet voldoende gerechtvaardigd belang zijn voor de uitvoering van de screening. Door dit vast te leggen in een screeningsbeleid weten sollicitanten waar ze aan toe zijn en laat je zien dat je iedereen op gelijke wijze behandelt volgens eenzelfde procedure. Wil iemand dit niet? Dan kan men van tevoren kiezen om van de functie af te zien.
Niet alleen het screenen van sollicitanten is belangrijk. Ook bij de mensen die al jaren aan boord zijn is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden door middel van in-employment screening."
In-employment screening
Niet alleen het screenen van sollicitanten is belangrijk. Ook bij de mensen die al jaren aan boord zijn is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden door middel van in-employment screening. De privésituatie van een medewerker kan in de loop der jaren drastisch veranderen, bijvoorbeeld in geval van een scheiding. Maar ook indien er bijvoorbeeld sprake is van een functieverzwaring. In dit soort situaties kunnen er nieuwe risico’s ontstaan. Door in-employment screening in te zetten blijft u betrokken bij uw medewerkers. Zo weet u wat er speelt en kunt u hierop anticiperen.
Lees alles over screenings en maak pre- (en in-) employment screening onderdeel van uw sollicitatiebeleid. Download de whitepaper 'in 5 stappen naar een effectief screeningsbeleid' voor handvatten hoe dat te doen.
U kunt ook altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.
