Dit vierde artikel in ons vierluik over fraude is geschreven door Thijs van den Houdt, één van onze fraude- en integriteitonderzoekers voor het platform van het Ondernemersbelang en is ook daar te lezen.
Zonder betrokkene geen fraude. Wij gebruiken de term betrokkene voor degene die we onderzoeken bij een fraude-incident: de vermoedelijke fraudeur. In dit laatste deel van het vierluik over fraude geven we u een inkijkje in de laatste fase van onze onderzoeken. Hoe komen we uiteindelijk met een betrokkene aan tafel? Hoe bereiden we dit confrontatiegesprek voor? En hoe verloopt zo’n gesprek meestal? Onze fraude- en integriteitsonderzoeker Thijs van den Houdt heeft al bijna 30 jaar ervaring met het voeren van confrontatiegesprekken.
Om bewijs te verzamelen
In ons onderzoek zorgen we ervoor dat we bewijsmateriaal verzamelen op zo’n manier dat de betrokkene dit niet merkt. Dat kunnen we op allerlei verschillende manieren: tipgevers spreken, verborgen camera’s plaatsen, volgen en observeren, administratief en/of digitaal onderzoek doen, schriftkundig onderzoek laten uitvoeren, proefaankopen doen, et cetera. Uiteraard wordt voorafgaand aan elke onderzoeksstap beoordeeld of we nog voldoen aan de voorwaarden van proportionaliteit (= Staat het ingezette middel in verhouding tot de vermeende misdraging) en subsidiariteit (= Is het ingezette middel het minst zware middel dat kan worden ingezet in relatie tot de inbreuk op de privacy van de onderzochte persoon.). Ook kijken we in ons onderzoek naar de interne regelgeving en het dienstverband van de betrokkene. Daarnaast vragen we na of er al eerdere incidenten zijn geweest waar de vermoedelijke fraudeur bij betrokken was. Al onze bevindingen komen in een rapport. Dat rapport wordt opgenomen in het dossier en dient vaak als objectief bewijs in een rechtszaak.
Voorbereiding van de confrontatie
Indien we samen met de opdrachtgever en de bedrijfsjurist hebben vastgesteld dat we genoeg informatie en bewijs hebben verzameld, dan leggen we een datum en tijdstip vast waarop we de betrokkene gaan aanspreken. Natuurlijk bereiden we ons zo goed mogelijk voor op zo’n confrontatiegesprek. We hebben vaak maar één kans om het ‘waarom’ boven water te krijgen en dat moet tijdens het confrontatiegesprek gebeuren. We maken vooraf een verhoorplan met alle verzamelde bewijzen en onderwerpen waarop we de betrokkene willen bevragen.
Een gesprek met een vrijwillig karakter
Een confrontatiegesprek vindt altijd in alle rust plaats. Er kan een uitnodiging vooraf zijn geweest, of de medewerker kan door de leidinggevende ter plekke gevraagd worden met medewerkers van Hoffmann in gesprek te gaan in het kader van een onderzoek. Bij aanvang van het gesprek delen we de betrokkene mee wie we zijn, dat we medewerkers van Hoffmann zijn, waar het gesprek over gaat en welke regels gelden voor het gesprek. Een van die regels is dat het gesprek op basis van vrijwilligheid plaatsvindt. Dan denkt u waarschijnlijk dat een betrokkene op zo’n moment vriendelijk bedankt voor het gesprek, maar in de praktijk komen we dit maar zelden tegen ‘Ik wil u graag helpen, want ik stoor me er ook aan,’ of ‘ik heb niets te verbergen,’ zijn uitspraken die we vaak horen.
Van algemene vragen naar de confrontatie
In de eerste 20 tot 30 minuten gaat het gesprek vooral over de werkzaamheden die de betrokkene uitvoert bij de werkgever. Dat zijn geen confronterende vragen voor een betrokkene. In de vragen die we stellen, verwerken we de vragen waarop we dankzij het onderzoek de antwoorden al weten. De antwoorden die de betrokkene daarop geeft wijken vaak af van wat we hebben vastgesteld en zijn vaak de sociaal wenselijke antwoorden die een-op-een kloppen met de geldende procedures. Daarna volgt de confrontatie. We laten de betrokkene weten dat sommige van zijn antwoorden afwijken van de resultaten uit ons onderzoek. Vaak is dan al aan de gezichtsuitdrukking van een betrokkene te zien dat hij of zij zich realiseert dat wij weten wat er is gebeurd en wat de betrokkene heeft gedaan.
De eerste en laatste keer fraude
Natuurlijk is er een bepaalde spanning bij een betrokkene als hij of zij tegenover twee wildvreemde fraudeonderzoekers zit en iets ‘moet’ gaan vertellen wat eigenlijk geheim had moeten blijven. Gek genoeg is er tijdens het gesprek ook vaak ruimte voor humor en relativering. Sommige betrokkenen geven aan opgelucht te zijn dat ze betrapt zijn, omdat ze niet meer wisten hoe te stoppen. Na de schoorvoetende en voorzichtige eerste bekentenis dat er wat is fout gegaan, geven wij aan dat er een eerste keer is geweest en een laatste keer dat de betrokkene heeft gefraudeerd. Over die laatste keer is een betrokkene vaak eerlijk. Het komt daarbij regelmatig voor dat de betrokkene bijvoorbeeld contant geld uit de broekzak haalt en op tafel legt. Dat is dan geld dat hij of zij kort daarvoor uit het kassasysteem heeft gehaald. Als we doorvragen op de eerste keer dat de betrokkene in de fout is gegaan, ervaren we wat minder vaak het eerlijke antwoord . Het is niet ondenkbaar dat betrokkenen beseffen dat wij natuurlijk geen jarenlang onderzoek hebben gedaan. De kunst van een goed confrontatiegesprek is dan ook om meer uit het gesprek te halen dan wat er aan de voorkant aan bevindingen bekend was.
Op zoek naar het motief
Over de motieven die betrokkenen noemen, kunnen we boeken volschrijven. De grondlegger van ons bedrijf, Gerd Hoffmann senior, had het altijd over de drie P’s: poen, pret en prestige. En dat geldt wat ons betreft nog steeds. Toch zijn we soms verrast waar een betrokkene mee komt tijdens het gesprek. Zo spraken we ooit met een betrokkene die meerdere laptops had gestolen. Toen wij hem confronteerden met ons onderzoek naar deze diefstallen, vertelde hij uit het niets over een bedrijfsauto die hij van de opdrachtgever gestolen had. Die auto bleek enkele gebouwen verder in een parkeergarage te staan. Zijn motief had te maken met gokschulden bij een louche geldverstrekker. Het ging om schulden die hij niet meer op een normale manier terug kon betalen.
Na het confrontatiegesprek
Aan het einde van elk confrontatiegesprek stellen we een belangrijke vraag: ‘Zijn er nog gestolen geld of spullen in je bezit waar je afstand van wilt doen?’. Het verbaast u misschien, maar er zijn soms betrokkenen die nog bijna alles thuis hebben liggen. Vaak gaat het dan om een betrokkene met een wat wraakzuchtiger motief: medewerkers die gepasseerd zijn voor een promotie of die zich niet gewaardeerd voelen binnen een organisatie. Met een personenauto (en soms zelfs een vrachtwagen van de klant) halen we dan de gestolen spullen op. De betrokkene krijgt netjes een bewijs voor de spullen die zijn ingenomen.
En dan: ontslag?
Nu is het tijd voor maatregelen door de opdrachtgever. U denkt misschien dat dat toch wel altijd ontslag zal zijn, maar de praktijk laat anders zien. De maatregelen variëren van ontslag op staande voet, tot een vaststellingovereenkomst, een waarschuwing, of soms zelfs niet eens een reprimande, en alles ertussenin. Uiteraard adviseren we niet over welke maatregel passend is, dat past ook helemaal niet bij de rol die we hebben als onafhankelijke onderzoeksbureau. Is het dan frustrerend als die specifieke manager € 50.000 heeft verduisterd, maar toch slechts een waarschuwing krijgt omdat hij zorgt voor een jaaromzet van 4 miljoen? Of die fabrieksarbeider die toch weer heeft gerookt in de werkplaats en na zijn derde overtreding conform de bedrijfsregels ontslag krijgt? Soms wel, maar uiteindelijk gaat het niet om de arbeidsrechtelijke maatregel, maar om het achterhalen van de waarheid en daarmee het probleem van de klant verhelpen.
Dit was het laatste artikel in het vierluik waarin we meerdere onderwerpen rondom fraude de revue hebben laten passeren. In het eerste deel is de term fraude toegelicht. In het tweede deel werd de fraudeur zelf onder de loep genomen. In het derde deel kon u lezen wat u het beste kunt doen als u fraude ontdekt. We gaven een aantal tips hoe u bewijs veilig kunt stellen. Met dit laatste deel van het vierluik is de cirkel rond. We lieten zien wat er meespeelt als wij een betrokkene confronteren met de bewijzen. U heeft in dit vierluik mee kunnen kijken door de bril van onze fraudeonderzoekers. Hopelijk bent u geïnspireerd geraakt om aandacht te hebben voor dit belangrijke onderwerp: fraude.
